Обзор Wrike 2024: особенности и стоимость

Внушительные, хотя и не дешевые инструменты управления проектами

1

Wrike — это одна из самых гибких облачных платформ для управления проектами из доступных на сегодняшний день. С ее помощью можно наладить эффективную работу вашей команды, а также повысить эффективность и продуктивность компании.

Конечно, для перехода на новую платформу требуется время, однако Wrike позволяет сделать этот процесс удобным и простым. Сервис предлагает удобный и понятный интерфейс, доступный на русском языке, а также множество встроенных руководств и графических материалов, также доступных на русском.

Здесь есть разные тарифы, которые подойдут частным лицам, малым командам, среднему бизнесу и крупным корпорациям, так что вы, в теории, наверняка найдете что-то подходящее и для себя. Впрочем, выбрать подходящий тариф сложнее, чем кажется.

Дело в том, что здесь есть очень много аддонов и дополнительных функций, которые следует принять во внимание. Увы, порой информация на сайте Wrike оказывается недостаточно точной или полной. Тогда приходится обращаться к базе знаний. Мне, например, пришлось сделать это, чтобы разобраться в возможностях и стоимости тарифов, а после я и вовсе обратилась в отдел продаж, чтобы подтвердить мои выводы.

Чтобы вам было проще принять решение о том, стоит ли этот сервис вашего внимания, я тщательно протестировала возможности Wrike и разобралась в хитросплетениях его тарифов, функций и инструментов.

Решение для любых работ и стилей работы

Wrike готов предложить вам все необходимые инструменты управления проектами, необходимые для организации, ведения графика, расстановки приоритетов и отслеживания хода выполнения работ. Эта комплексная платформа наверняка понравится большинству проект-менеджеров.

Общий принцип работы приложения достаточно прост: здесь используются личные и командные рабочие пространства, где хранятся папки, проекты и задачи. Графический интерфейс платформы прост и понятен, что сэкономит вам и вашим коллегам уйму времени.

Вы можете совместно работать с другими членами команды, клиентами и даже сотрудниками других отделов с помощью запросов, @упоминаний, комментариев и обмена файлами в браузере, а также в приложениях для настольных и мобильных устройств.

Все тарифы Wrike позволяют работать над неограниченным количеством проектов, включая также бесплатный тариф. Размер хранилища варьируется от щедрых 2 ГБ на бесплатном тарифе до 15 ГБ у пользователя в корпоративных тарифах. Минимальное количество пользователей во всех тарифах (кроме бесплатного) составляет 5 человек.

Wrike предлагает более 20 “решений” — индивидуальных рабочих пространств с шаблонами, формами запросов и другими инструментами, необходимыми для различных команд и стилей работы. Это дает основания полагать, что вы наверняка сможете найти что-то, что подходит лично вам.

Готовые рабочие пространства и шаблоны

Чтобы создать проект, вам нужно выбрать рабочее пространство. Вам доступны как базовые и общие пространства, так и нишевые («решения» Wrike). Также вы можете настроить рабочее пространство под себя с нуля.

Пространства доступны для управления ресурсами, профессиональных услуг и команд, занимающихся разработкой проектов. Также доступны пространства для команд, занятых в сфере маркетинга, творческих проектов и IT.

Очень важно выбрать подходящее рабочее пространство, так как все они предоставляют готовые шаблоны, упрощающие создание проекта, распределение задач и отслеживание прогресса.

Вы можете воспользоваться мастером работы с шаблонами (нажав на ярко-зеленый значок “+”), чтобы добавлять тематические шаблоны Wrike, как называет их сервис.

Шаблоны включают в себя проекты, простые задачи, панели управления, отчеты и формы запросов. Например, рабочее пространство Simple Agile даст вам доступ к Kanban-шаблону и возможности создать сложный проект в виде Kanban-доски.

Разные способы визуализации проектов

В зависимости от вашего тарифного плана, вы можете визуализировать ваши проекты, используя до 7 разных форматов. Каждый раз, когда вы создаете проект, по умолчанию используется вид в виде списка задач в проекте или папке.

Также вы можете использовать следующие режимы:

• Таблица — сетка, очень похожая на стандартные таблицы
• Доска — Kanban-версия от Wrike, где задачи разделены на колонки
• Диаграмма Ганта — визуальное представление проектов и общей цели работы
• Поток — отображение работы над проектами и задачами в режиме реального времени

Также доступны Журнал, где можно отслеживать время, потраченное на работу над проектами и задачами, а также Аналитика — фактически, режим отчетов.

Сотни популярных приложений, но не все они бесплатны

Вы можете воспользоваться множеством популярных приложений, чтобы расширить функционал платформы, а также создать собственные приложения, используя API Wrike.

В каталоге Wrike собрано 400+ приложений, разделенных на 13 категорий. Некоторые из них — собственные приложения Wrike, например Wrike To-Do (что-то вроде Sticky Notes) или Wrike Document Editor (для редактирования документов без предварительной загрузки).

Также здесь есть инструменты совместной работы (Zoom, Slack, Go-To-Webinar, Microsoft Teams), приложения для интеграции дополнительных функций (Adobe Creative Cloud, Mailchimp) и повышения продуктивности (Salesforce).

Пользователям бесплатного тарифа доступно 11 приложений. Чем выше тариф, тем большим количеством приложений вы сможете воспользоваться. Имейте в виду, что подписка на некоторые приложения здесь платная.

Встроенные инструменты автоматизации рабочих потоков

Вы можете воспользоваться системой автоматизации Wrike, созданной на основе правил, и создать инструкции типа «Если-то» для автоматизации однообразных задач, защиты от человеческого фактора и повышения эффективности работы. У каждого правила может быть всего одно «если» и до десятка «то».

Когда правило автоматизации срабатывает, все члены команды получают уведомление от бота.

Зависимости — это еще один способ автоматизации рабочих потоков. Создавая проект, вы можете создать взаимосвязанные задачи («зависимости»), благодаря которым запуск одной задачи будет зависеть от завершения какой-нибудь другой.

Если вы измените график задачи с зависимостями:

• График зависимых задач и подзадач также автоматически изменится, и
• Работник, отвечающий за выполнение зависимого задания, получит уведомление в тот момент, когда можно будет продолжить работу.

Наконец, вы можете создавать схемы проектов, чтобы упростить настройку похожих задач, папок или проектов, которые часто повторяются. Схемы не отображаются в информационных панелях или отчетах, и на них не влияет ваша текущая работа.

Надежные протоколы защиты и автоматическое резервное копирование

Wrike защитит ваши данные с помощью передового 256-битного шифрования AES, причем как во время передачи трафика, так и при хранении данных на серверах в дата-центрах. Репликация базы данных в режиме реального времени создает резервные копии данных каждые 2 секунды, так что потеря данных вам не грозит.

Два дата-центра компании находится в США (Сан-Хосе, Калифорния) и Европе (Амстердам, Нидерланды). В них используются передовые методы защиты данных.

Если вы работаете в конфиденциальными данными, то можете оформить подписку на Wrike Lock, чтобы получить дополнительную защиту с помощью основного ключа шифрования, который будет управлять доступом ко всем вашим данным и вложениям.

Правда, доступна эта опция только для подписчиков тарифного плана Enterprise.

Удобный интерфейс, где легко научиться основам

Работать с Wrike очень просто, даже если вы впервые видите платформу для управления проектами или в принципе «на Вы» с компьютером. Интуитивно понятный интерфейс переведен на русский язык, навигация в нем не составляет труда, и все инструменты доступны с первого взгляда.

Когда вы создаете аккаунт или запускаете бесплатный пробный период, Wrike задаст вам несколько вопросов про ваш бизнес. На основе этих данных сервис заполнит ваше рабочее пространство подходящими шаблонами и примерами, чтобы помочь вам привыкнуть к работе с этой платформой.

Создание первого проекта не заняло у меня много времени. Встроенный шаблон управления мероприятиями позволил мне создать простой проект, раздать задачи и подзадачи, а также создать их график выполнения. На все ушло менее 45 минут.

Вывод следующий: научиться работать с базовыми инструментами управления проектами, позволяющими вести совместную работу, отслеживать задачи и выполнять всё своевременно, довольно просто.

А вот научиться в полной мере использовать все продвинутые возможности Wrike уже сложнее.

Начало работы с Wrike

Wrike использует иерархическую систему организации функций. Выше всего находятся рабочие пространства, выступающие в качестве хабов для организации работы — папок, проектов, задач и подзадач.

Здесь можно создавать пространства отделов, команд, клиентов и разных типов работы.

Когда вы запускаетеWrike, на главной странице показывается обзор вашего рабочего пространства. Слева находится папка с входящими сообщениями и уведомлениями. Все уведомления, на которые у вас пока нет времени, можно отложить на потом.

Все рабочие пространства, будь то личные или командные, к которым вы добавлены, находятся в центре. Ниже показаны последние и закрепленные задачи или проекты. Выше указаны задачи, которыми ИИ Wrike советует вам заняться.

Справа находится вертикальная панель навигации со всеми инструментами Wrike, в том числе списком дел, запущенными проектами, календарями, табелями, панелями управления и отчетами.

Получить доступ к инструментам можно на любом экране Wrike, нажав на значок панели запуска в верхнем меню (справа, между значками “+” и “?”). Думаю, свободный доступ к инструментам — это всегда лучше, чем прятать их в выпадающем меню.

Ассистент Wrike

Встроенный Ассистент Wrike доступен в верхнем меню. Нажав на “?”, вы сможете выбрать один из нескольких типов справочных материалов: Управление ресурсами, Основы работы, Руководство по Wrike, Приложения и интеграции, а также Новинки.

Основы работы отлично подойдут для знакомства с платформой. Там вы можете посмотреть несколько видео-руководств и вебинаров.

Здесь же можно больше узнать про интеграции с приложениями и новейшие функции, добавленные в платформу. Если вы используете тариф Business или более высокий, вы сможете, заполнив специальную форму, получить консультацию у члена команды Wrike.

Другой интересной особенностью платформы являются всплывающие подсказки, появляющиеся при создании проекта, папок и задач, а также генерации отчетов. Лично я считаю, что все это очень пригодится пользователям, которые только начинают работу с этой платформой.

Редактирование с помощью перетягивания

Следующие режимы отображения проектов в Wrike интерактивны: диаграммы Ганта, доски и списки. Вы можете перетягивать необходимые элементы, чтобы упорядочить задачи и подзадачи, а также изменить их даты начала и завершения.

Так, в режиме диаграмм Ганта вы можете перетягивать задачи, чтобы изменить их продолжительность, а также связывать задачи и подзадачи для создания зависимостей. Аналогично, в режиме доски можно перетягивать задачи в другие колонки, чтобы изменить их статус.

Сложнее всего мне было перетягивать элементы в режиме списка, так как приходится нажимать, зажимать и перетягивать. Научиться сразу попадать элементом в нужное место получится не сразу, а для изменения дат придется жать на значок календаря.

Настраиваемые отчеты

Отчеты Wrike позволяют вам получить полное представление о статусе и эффективности работы над проектом. С их помощью вы сможете держать команду в курсе общего прогресса по активным проектам, загрузки и задач — как нераспределенных, так и просроченных.

Встроенные шаблоны и пошаговые руководства помогут вам познакомиться с процессом. Созданные отчеты будут обновляться при каждом открытии (или обновлении), что позволит автоматизировать работу с ними.

Все необходимые для совместной работы инструменты

Всякий раз, когда вы создаете проект или папку в Wrike, вы можете выбрать формат совместного доступа к ней, что зависит от того, кто будет работать над проектом. Например, вы можете добавить доступ отдельным пользователям или целой команде сразу.

Вы можете общаться с коллегами по работе, используя обновляющиеся в режиме реального времени комментарии и @упоминания. Также вы можете добавлять и делиться файлами. Наконец, вам будет доступен режим потока, в котором отображаются все действия вашей команды.

У Wrike нет онлайн-чата или инструментов для созвонов и проведения конференций, однако их можно добавить с помощью сторонних приложений.

Командная панель управления и взаимодействие

Панели управления Wrike позволяют организовать командную работу несколькими способами: на основе клиентов, проектов, сроков сдачи, календаря и не только.

Командная панель управления дает доступ к обзору активных проектов, задач и подзадач, при этом указаны их исполнители и сроки сдачи. Просроченные задачи выделены красным.

По умолчанию используются такие столбцы, как «просрочено», «к сдаче сегодня», «к сдаче на этой неделе» и «к сдаче в этом месяце», однако вы можете без проблем настроить панель управления, добавив новые столбцы с виджетами.

Клиентская панель управления позволяет взглянуть на ваши рабочие процессы с другой стороны: у каждого клиента свой столбец с подробной информацией об активных проектах вашей команды.

Обмен файлами

Wrike позволяет загружать файлы и обменивать ими на настольных компьютерах и мобильных устройствах, также поддерживаются такие платформы, как Google, Dropbox, Box, Microsoft One Drive и YouTube. Если вы хотите, например, разместить видео YouTube, то достаточно будет просто вставить URL видео.

Чтобы прикрепить и поделиться файлом, нажмите на значок в виде скрепки в панели управления, выберите источник, затем выберите нужный файл и нажмите “OK.” Вы можете предварительно просматривать файлы Word, Excel и PowerPoint прямо в Wrike, поэтому членам вашей команды не придется загружать их отдельно.

Также вы можете открыть доступ к файлам и задачам проекта клиентам и другим заинтересованным сторонам с помощью функции, которую Wrike называет «снэпшоты» и «пермассылки». Также можно сохранить описание задачи в формате PDF и поделиться ей так.

Мобильные приложения

Приложения Wrike для Android (2.3 и выше) и iOS (13.4 и выше) позволят вашей команде оставаться на связи и иметь удобный доступ к проектам, папкам и задачам откуда угодно.

Приложение для iOS можно использовать на iPhone, iPad и iPod touch, но старые модели (например, iPhone 6) уже не поддерживаются.

Встроенные функции позволят просматривать и отвечать на @уведомления и письма, а также работать с новыми запросами проектов. Также здесь можно назначать задачи и организовывать график работ, заполнять и подавать формы запросов, а также прикреплять файлы и изображения.

Для работы с некоторыми функциями мобильных приложений (например, тайм-трекером) потребуется оформить подписку на тариф Business и выше. Некоторые другие доступны только в приложения для Android или iOS. Например, функция Smart Replies позволяет использовать автоматические ответы к комментариям, но доступна только в версии для Android. Приложение для iOS имеет интеграцию с Сири для голосового управления.

Встроенный сканер документов (iOS) позволяет просканировать документ, сохранить его в PDF или PNG, а затем добавить к задаче.

К сожалению, доступ к руководствам и пособиям в мобильных приложениях Wrike не предусмотрен.

Отзывчивая к вопросам подписчиков поддержка

Подписчики Wrike могут обратиться за помощью через онлайн-чат и электронную почту (тикеты и вопросы), а также по телефону. Приятно, что такая возможность есть у пользователей бесплатного тарифа, и вдвойне приятно, что все эти каналы доступны на русском языке.

Также здесь есть форум сообщества, видео-руководства и подробная база знаний с текстовыми и графическими материалами, что очень удобно.

Если вы еще не оформили подписку, но хотите узнать больше про эту платформу, лучше всего было бы написать в службу поддержки по электронной почте. В противном же случае вам будет доступен только онлайн-чат с ботом, от которого, как мне кажется, ответов на вопросы добиться сложно.

Также я заметила, что служба поддержки иногда не отвечает на простые вопросы о функциях и тарифах. Об этом придется спрашивать сотрудников отдела продаж, причем только в рабочие дни. Если сумеете до них достучаться, найдете ответы на все свои вопросы. Непонятно только, зачем в Wrike решили сделать доступ к этой базовой информации настолько сложным.

Впрочем, скажу прямо: доступная по электронной почте служба поддержки Wrike работает вполне оперативно, особенно когда я отправила свои вопросы как «платный» пользователь. Ждать ответов дольше 24 часов не пришлось ни разу, порой даже ответы приходили в течение 4 часов.

За небольшую плату вы можете добавить к подписке премиум-поддержку от Wrike. Она открывает доступ к приоритетной поддержке по телефону и электронной почте, возможности получить ответы на свои вопросы по выходным, а также к онлайн-чату прямо из рабочего пространства. Кроме того, сервис гарантирует ответ на любые вопросы в течение часа.

С Wrike вы можете получить не то, что видите

Wrike предлагает пять тарифов: Free, Professional, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Pinnacle. В каждом тарифе больше пользователей, инструментов и опций, чем в предыдущем.

В отличие от Smartsheet и TeamGantt, Wrike предлагает щедрый бесплатный тариф. В нем нет определенных функций (например, диаграмм Ганта), но зато есть 2 Гб хранилища, возможность создавать сколько угодно проектов и интеграция с Slack, Dropbox и Microsoft Teams.

Членов команды здесь может быть не более 5, но добавлять участников можно без ограничений. Этот тариф подойдет для малых команд и фрилансеров, работающих над множеством проектов для разных клиентов.

Тариф Professional подходит для более крупных команд (до 15 пользователей), которым нужны дополнительные возможности. Для большинства, впрочем, самым интересным будет тариф Business Plus — в нем много инструментов и функций, а стоит он, хоть и выше, чем аналогичные предложения конкурентов, но все же вполне доступно. К счастью, сервис предоставляет 14-дневный бесплатный период, что позволит оценить, подойдет ли вам Wrike.

Увы, будет непросто понять, сколько именно вам придется заплатить за подписку. Например, вот стоимость работы с $9.80 тарифами Professional и $24.80 Business Plus. Вот только эта стоимость указана за одну пользовательскую лицензию, а вам придется купить минимум пять.

Это значит, что базовая цена тарифа Business Plus в пять раз выше той, что показана на сайте. Тестируя Wrike, я обнаружила, что оплатить подписку можно только сразу на год вперед, так что расходы получаются вполне солидными.

Wrike не публикует цены тарифов Enterprise Standard и Enterprise Pinnacle, которые предназначены для крупных организаций со сложными потребностями.

Эти тарифы включают в себя дополнительное место в хранилище и продвинутые инструменты — например, интеграцию с сетевыми папками, SSO-авторизацию в Wrike и других приложениях, а также 2FA для дополнительной защиты. Чтобы узнать стоимость работы с такими тарифами, вам придется написать в отдел продаж.