在宅勤務において、チームワークの効率化とコミュニケーションの円滑化には、チームに合ったコラボレーションツールを選ぶのが重要です。 適切なツールがなければリモートワークの業務効率の低下や認識のズレが生じてしまいます。
「コラボレーション」は幅広い意味を持つ言葉ですが、ここでは主に「プロジェクト管理ソフト」に焦点を当てていきます。 というのも、質の高いプロジェクト管理ツールはファイル共有やチーム間でのコミュニケーション、プロジェクトの進捗管理など、さまざまな場面で役立つコラボレーションツールが備わっているからです。
筆者は過去数年で複数のチームの一員としてテレワークを経験し、多くのプロジェクト管理ツールに触れてきました。そんな私が多数のツールを検証し、チームの業務効率を確実に高められるプロジェクト管理ツールを6個紹介します。
イチオシは「monday.com」です。インターフェースは直感的に操作しやすく、外部ソフトと連携できるパワフルなツールとなっています。 内蔵のコラボレーションツールが充実しているのもポイントです。おすすめのツールは他にもありますから、チームの共同作業に革命をもたらす可能性を秘めた一流ツールを早速見ていきましょう。
リモートワーク向けコラボレーションツールの選定ポイント
本記事では、リモートチーム管理の要となる「コミュニケーションの円滑化」と「効果的なプロジェクト管理」を実現するツールを優先しました。
直感的にコミュニケーションを取れるツール。 チャット、ビデオ通話、ドキュメントの共有など、さまざまな形でチームとシームレスに意思疎通できるツールが欲しいものです。本記事でおすすめするツールはコミュニケーションを重視していて、メンバーと簡単にやり取りできる機能が備わっています。プロジェクトの進捗管理。 在宅勤務でチームメンバーがタスクや締切を整理するには、効果的なプロジェクトトラッキングツールが必須です。プロジェクトの進捗をはっきりとリアルタイムで把握できるツールをおすすめしますので、認識のズレを最小限に抑えて業務効率を最大化できます。使いやすい。 優れたコラボレーションツールはすんなりと使い始めることができます。新しいチームメンバーが加わったり、多様なスキルを持つメンバーと業務を行ったりする場合は特に重要ですので、誰でもすぐに利用できるツールを重視しました。サードパーティソフトと連携できる。 スムーズなワークフローを実現するには、チームで既に利用しているソフトに対応したツールを選ぶ必要があります。どのプラットフォームでも妨げなく作業を進めるにはきちんと連携できることが必須です。多様なチームに対応。 チームのさまざまな働き方や役割に対応できるコラボレーションツールを選ぶのが重要です。非同期コミュニケーションとフレックスワークに対応したツールを探しました。
monday.comは幅広いツールがあり、様々なタイプのチームに適しています monday.com（マンデードットコム）は拡張機能やテンプレートが豊富でインターフェースが使いやすいため、さまざまな働き方やワークフローに適しています。 異なるチーム間、プロジェクト間でスムーズに業務を進められる環境を整えるにはカスタマイズ性が重要ですが、monday.comはノーコード/ローコードなので、マーケティング部からR&D部まで幅広い部署のニーズに合ったワークフローを短時間で作成できます。
通知やタスク管理などの自動化も可能で、最適なコミュニケーションを実現できます。タイムリーな進捗報告と連携ツールエコシステムを求めるリモートチームにとって大きなメリットです。
パワフルな連携機能もあります。
外部ツールと連携できるソフトは少なくないものの、細かい部分まで連携するのはmonday.comならではです。 例えば、大半のプロジェクト管理ツールはSlack通知に対応していますが、monday.comではSlackからプロジェクトやタスクに直接変更を加えられるのです。
パフォーマンスのモニタリングについて、monday.comのダッシュボードはカスタマイズ可能で、KPIを把握するのに役立ちます。
データに基づいて判断 1 したり、プロジェクトの健康状態や進捗を俯瞰したりできる わけです。リモートチームの管理に重宝します。
特徴
高品質テンプレートが200個以上。 monday.comはリモートチームのニーズに応える多様なテンプレートを用意しているため、プロジェクトをすばやく簡単に設定できます。プロジェクトビューが多い。 かんばん、ガント、タイムライン、カレンダーなどのビューを切り替えることができ、見たい情報だけ表示して効率良くプロジェクト管理を行えます。タスクの自動化。 monday.comの自動化機能を活用すると、繰り返し作業を減らすことができます。メール、通知、タスクの割り当てなどのトリガーを設定し、チーム全体の業務効率化を図れます。カスタマイズ可能なレポート。 monday.comでは詳しいカスタムレポートを生成してプロジェクトの進捗を確認できるため、すべてのチームメンバーと認識合わせをすることができます。
monday.comの業務効率化ツールについて詳しくは完全レビューをご覧ください 。
既存のワークフローにもClickUpは柔軟に対応できます ClickUp（クリックアップ）の環境はカスタマイズ可能なので リモートワークへ移行するチームにピッタリです 1 。 ホワイトボードでブレインストーミングをしたり詳細なカレンダーでプロジェクト計画を立てたりするのに慣れているチームも、ClickUpなら既存のワークフローにスムーズに導入できます。カスタマイズ性が高いため、リモートワークに移行してもチームに合った形で運用できます。
内蔵のタイムトラッキングツールも非常に便利です。チームメンバーが工数をどのように使っているのか見える化できるため、プロジェクトや締切の効果的な管理がしやすくなります。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、時間管理ツールを使うことでチームのワークフローに存在するボトルネックを発見でき 、解決策の成果を測定するためにも役立ちます。
さらに、
ClickUpでは複数のカスタムダッシュボードを作成し、各チームのニーズに合ったビューを設定できます。 順応性の高いツールで、タスクやプロジェクトの整理、コラボレーションの促進、複数の部署をまたいで調和のとれた管理を行えます。
特徴
豊富なフィルタリングツール。 ClickUpはフィルタリングオプションが多く、優先度、締切、チームメンバーなどでタスクをすばやく並べ替えることができます。タスク管理に時間を取られず、業務に集中できます。Docsでコラボレーション。 ClickUpのノート機能「Docs」ではチームメンバーのタグ付け、コメントの投稿、リアルタイムでの提案などが可能です。内蔵ツールなのでワークフローにサードパーティソフトを入れる必要はありません。一括操作。 ClickUpでは一括操作が可能で、複数のタスクに対してステータス更新や再割り当てなどの変更を適用できます。貴重な時間と労力を節約できるわけです。ClickUpホワイトボード。 このツールを使うと、視覚的にリアルタイムでブレインストーミング、計画作成、企画立案などを共同で行うことができ、リモートワークで失われがちな創造性と連携を促進できます。
ClickUpについて詳しくは
詳細レビュー をご覧ください。
Smartsheetはリモートチーム専用のテンプレートを提供しています Smartsheet（スマートシート）は高度なデータベース機能があり、複雑なプロジェクトの管理に適したパワフルなツールです。 データ管理機能や関数を使いこなすのは難易度が高いものの、大量の情報を扱うのに役立ちます。チームに専任のプロジェクトマネージャーがいる場合、Smartsheetなら全体像を把握するのに必要な情報をすべて得ることができます。
Smartsheetは さまざまなドキュメントから情報を照合する 1 ためのツールが豊富 で、複数の情報源からデータにアクセスしたり分析したりしやすくなります。金融系プロジェクトやデータドリブンプロジェクトなど、文書化や記録管理が重要なプロジェクトに特に役立つ機能です。
しかし、Smartsheetは使いこなすのに時間がかかるため、
最大限活用するにはプロジェクト管理だけを担う人が少なくとも1人必要です。 小規模なチームはSmartsheetのように複雑なツールは必要ないかもしれませんが、専任のプロジェクトマネージャーがいる場合、Smartsheetほどパワフルなツールはないと言っても過言ではありません。
特徴
高度な自動化。 Smartsheetは複雑な条件付きの自動ワークフローに対応しています。複数の条件のあるルールを設定し、効率の良いスケーラブルなプロセスを実現できます。ファイル校正機能を内蔵。 チームメンバーはSmartsheetを離れずにドキュメントの確認、コメント付け、承認ができるため、コラボレーションの大幅な向上と工数削減に繋がります。カスタムフォームビルダー。 データ収集、フィードバック、進捗報告のためのカスタムフォームを作成し、チームのニーズに合ったデータ収集を簡単に行えます。ダッシュボードが自動更新。 Smartsheetのダッシュボードはリアルタイムで更新されるため、プロジェクトの指標やステータスをすぐに見られます。情報に基づいた判断や認識合わせに役立ちます。
機能について詳しくは
Smartsheetの完全レビュー をご覧ください。
アジャイルワークフロー対応のJiraはソフトウェアプロジェクトにピッタリです Jira（ジラ）は全体的に良質なプロジェクト管理ツールで、アジャイルワークフローに最適化されているため、特にソフトウェア開発チームにイチオシです。 スクラムやかんばんなどのプロジェクト管理手法には向かないツールが多いなか、Jiraはそのような手法に役立つカスタマイズオプションが豊富です。
特に注目したいのは連携機能が多いこと。 数千個のアプリで機能を強化できます。monday.comほど充実しているわけではありませんが、CRMからデザインツール、共有ワークフローまで多種多様なアプリがあり、技術エコシステムの機能性を大幅に拡張できます。
Jiraはユーザー権限管理もしっかりしていて、 プロジェクトの各項目を誰が閲覧、編集できるのか細かく管理できます。プロジェクトデータの完全性とセキュリティを維持するのに重要なのはもちろん、チームメンバーの役割と責任に応じてワークフローをカスタマイズするためにも有用です。
特徴
数千個のアプリと連携できる。 Jiraは連携できるツールやアプリが非常に多く、さまざまなプラットフォームを利用するチームの業務効率化に繋がります。専用のコアレポジトリ。 Jiraは開発チーム向けに、バージョン管理やコーディングの共同作業に対応したコードレポジトリを提供しています。ソフトウェア開発プロジェクトの効率化に繋がります。直感的な「あなたの作業」ページ。 パーソナライズされたダッシュボードです。各チームメンバーに関連のあるタスク、通知、情報を整理したり強調表示したりでき、チームの日常業務が管理しやすくなります。ファイルサイズ制限なし。 アップロードできるファイル容量の制限はありませんから、Jiraならチームで大容量ファイルも共有できます。いつでも必要な資料が手に入るわけです。
コラボレーションツールについて詳しくは
プロによるJiraのレビュー をご覧ください。
HubSpotはパワフルな顧客関係管理ツールです 顧客管理機能が充実していることで有名なHubSpot（ハブスポット）は、クライアントと経営管理に力を入れている企業におすすめです。 従来的なプロジェクト管理ツールとは異なりますが、お客さまとのやり取りやアクティビティの詳しい記録を作成・維持するツールが備わっていますから、チームは重要な内容を把握できます。
テレワークでもHubSpotがあればチームの共同作業が円滑に進みます 。HubSpotのほぼすべての画面でコラボレーションツールバーを開くことができ、部署を超えたドキュメントやファイルへのコメント、承認の管理、割り当てられたタスクの確認、共有カレンダーの閲覧などが可能です。
HubSpotを初めて利用する場合は圧倒されてしまうかもしれません。効果的に使うにはしばらく時間がかかりますが、
一度マスターしてしまえば、マーケティングや販売、カスタマーサポートなど企業のさまざまな側面を管理するためのパワフルなツール なので、顧客関係を向上したいリモートチームにとって価値ある投資でしょう。
特徴
営業・マーケティングパイプライン。 HubSpotは営業とマーケティングのパイプラインを作成・管理するための実用的な無料ツールを提供しています。デフォルトのセールスパイプラインを活用することも可能です。これには受注までの7ステージが含まれ、各ステージを編集・カスタマイズすることもできます。アプリマーケットプレイス。 充実したアプリマーケットプレイスを通して多数のサードパーティサービスと連携でき、チームの多様なニーズに合わせてHubSpotの機能性と柔軟性を向上できます。データの自動同期。 HubSpotは顧客のデータややり取りなどすべての関連情報をデバイス間で同期してくれます。営業やカスタマーサポートなどのリモートチームとリアルタイムで情報共有できるわけです。AI機能。 HubSpotが新たにリリースしたAI機能は、チームの業務効率化と日常業務の簡素化に有用です。無料AIツールを使うと、ほんの数分でコンテンツを生成したり、メールを書いたり、ブログ記事のアウトラインを作成したりできます。HubSpotのチャットアシスタントはCRMへのコンテンツの追加やカスタムレポートの作成を手伝ってくれます。
AI機能について詳しくは
プロによるHubSpotレビュー をご覧ください。
Teamworkの無料プランにはリモートチーム向けの効果的なコミュニケーションツールが含まれます Teamwork（チームワーク）の注目ポイントは、小規模なチームやプロジェクトに適した多機能な無料プランです。 プロジェクト管理を簡素化した使いやすいプラットフォームで、この種のツールが初めてでもすぐに習得できます。操作性に優れているためチームは本来の業務に集中できます。複雑なソフトの使い方を覚えるのに時間をかける必要はありません。
Teamworkのかんばんボードを利用すると、すべき作業を把握し、プロジェクト全体の目標を俯瞰できます。
有料プランではTeamwork独自のチャットアプリが利用できます。 ファイル共有、チャットからタスクの作成、チャット履歴の検索などが可能です。
無料プランのユーザー数は最大5人です。 しかし、制限があることに留意しましょう。すべてのプロジェクトビューが利用できるわけではなく、チーム間のコミュニケーションツールはありません。より高度な機能が必要な場合は有料プランか他社ソフトを検討したほうが良いかもしれません。
特徴
カスタムテンプレートの作成。 Teamworkではプロジェクトやタスクのためのカスタムテンプレートを作成・利用できるため、一貫したワークフローを実現できます。データのフィルタリング。 効果的なデータフィルタリング機能を活用することで、大量の情報を管理したり必要な情報をすばやく呼び出したりできます。タスクに集中し、作業効率を上げられるわけです。1人以上のチームメンバーにタスクを割り当て。 複数のユーザーにタスクを割り当てると、共同作業を促進して明確に責任分担できるため、チームの透明性が高まります。幅広いスマートショートカット。 Teamworkのスマートショートカットを活用すると日常業務を高速化できます。繰り返し作業にかかる時間を短縮し、リモートチームの全体的な作業効率が上がります。
プロによるTeamworkのレビュー を読んで、ご自身のチームに合っているか判断しましょう。
テレワークに役立つその他のツール
上記のツールは幅広い機能を内蔵していますが、リモートチームにとって重要なツールは他にもあります。 ここでは、特定の目的を果たすツールを紹介します。「プロジェクト管理ソフトに含まれない機能を補完したい。」「1つの機能をうまくこなすツールが欲しい。」そんなときにぜひご検討ください。
あらゆる種類のリモートチームに有益なツールばかりです。
ドキュメントを保存、アクセスするためのクラウドストレージツールはリモートチームに必須です
大半のプロジェクト管理ツールはファイルを保存するためのストレージ容量を含みますが、
大規模なプロジェクトは、より低価格で大容量の高機能ソリューションが必要でしょう 。
定番はGoogle Driveですが、IDriveのほうがおすすめです。
よりパワフルなバックアップツールが備わっており、セキュリティが強化されているほか、チームプランは最大50人で使えます。 2024年おすすめのクラウドストレージツール の完全ガイドも併せてご覧ください。
プロジェクトを成功させるには、チームメンバー間でタイムリーにやり取りできる環境を整えるのが重要です
チームに今すぐ伝えたいことがある場合、Slackがおすすめです。本記事で紹介したプロジェクト管理ツールはどれも何らかのコミュニケーション手段を提供していますが、インスタントチャットメッセージ機能を備えたものは依然として少ないのが現状です。
Slackは、チームとのメッセージ、アクティビティトラッカー、自動化など職場に特化したツールを提供しています。 業界で広く使用されているため、新たに加わったメンバーもSlackの利用経験がある可能性が高く、オンボーディングプロセスが効率良く進みます。
時にはチームと直接会話をする必要がありますね
リモートワークでチームがアイデアを出し合うにはビデオ会議を行う必要があります。また、全体のモチベーションと進捗を把握したり、改善が必要な部分を発見したりするためにもビデオ会議が役立ちます。
一番おすすめなのはAround by Miroです。Zoomと同じくらい使いやすく、自動的に音声を改善してくれるためエコーや雑音は入りません。
「話しながらマルチタスク」を可能にするため、従来的な四角形のウィンドウではなく、各ユーザーの顔が円形として画面上に浮かぶデザインとなっています。 ビデオ会議に注意を引かれることなく、リアルタイムで進捗報告ができます。
チームがどのように時間を過ごしているのか分かれば、改善方法を見出せます
プロジェクトごとにチームの工数を追跡する必要がある場合、タイムトラッキング（時間管理）ツールが非常に便利です。上位のリモートチーム向けコラボレーションツールはタイムトラッカーを内蔵していますが、Clockifyなどの外部アプリを使う手もあります。
Clockifyはレポートツールを含む多機能な完全無料プランがあります から、効果的なタイムトラッキングを行うのに予算を割く必要はありません。インターフェースは非常に使いやすく、新しいチームメンバーもすぐに使い始めることができます。
リモートワークに最適なコラボレーションツールでチームをまとめよう
必要な機能や特徴はチームごとに異なりますから、ニーズを検討したうえであなたのリモートチームに最適なコラボレーションツールを選びましょう。
柔軟なプロジェクト管理には
monday.comがイチオシです 1 。200以上のテンプレートでワークフローをカスタマイズし、簡単に楽しくコラボレーションができます。繰り返し作業を自動化すると工数削減も狙えます。
汎用性の高さで選ぶならClickUpがおすすめです 1 。ビューのカスタマイズ、タスクの依存関係の設定、タイムトラッキングなどの機能があります。チームの働き方に順応できるツールが必要な場合にピッタリです。
パワフルなデータ管理機能が欲しい
プロジェクトマネージャーはSmartsheetを検討しましょう 1 。テンプレートが豊富で、ドキュメント間で情報共有できるため、データドリブンなチームに適しています。
リモートチームにおすすめのコラボレーションツールを表で比較しましょう。
よくある質問
アジャイルやスクラム手法を採用しているリモートチームに最適なコラボレーションツールは？ アジャイルとスクラムに対応したツールは多数存在しますが、一番おすすめなのは「Jira」です 。Jiraはアジャイルとスクラムの連携機能が最も充実していて、多数の業務効率化ツールやコラボレーションツールと連携できるため、チームにとってパワフルなソリューションとなっています。
セキュリティが強いリモートチーム向けコラボレーションツールは？ 一流プロジェクト管理ツールはどれもセキュリティ機能がしっかりしていますが、データのセキュリティ対策が最強なのは「Smartsheet」です 。同社が採用しているクラウドベースのAWSストレージは、徹底したセキュリティチェックが頻繁に行われています。コンプライアンス面について、ISO 27001・27701・27018規格の監査を受けており、SOC 2・SOC 3準拠ですから、最新のセキュリティ基準を満たしています。
コスパ最強のリモートワーク向けコラボレーションツールは？ 低コストで効果的なツールを使いたい場合は「monday.com」が一番おすすめです。しかし、予算が限られた小規模なチームには実用的な無料プランを提供している「Teamwork」が良いでしょう 。最大5人のチームメンバーを追加でき、内蔵のタイムトラッキングツールを使えるほか、SlackやZapierなどの必須アプリと連携できます。
リモートチーム向けコラボレーションツールの選び方は？
チームの目標によって要件の優先度は大きく左右されますが、使いやすく、すぐに導入でき、幅広い働き方に対応できるツールを選びたいものです。また、コミュニケーションとコラボレーションを効率良く行えるツールを検討しましょう。詳しく知りたい方は2024年おすすめのプロジェクト管理ソフト
