6 תוכנות ניהול הפרויקטים החינמיות הטובות ביותר ב-2024

בין אם אתם מנהלי צוותים קטנים, אנשי מקצוע לחוצים בזמן, או סטודנטים המנסים להיות יותר מאורגנים, תוכנת ניהול הפרויקטים הנכונה יכולה לעשות פלאים לפרודוקטיביות שלכם. למרבה הצער, הבעיה היא שתוכנות ניהול פרויקטים יכולות להיות יקרות למדי. לא כולם יכולים להרשות אותן לעצמם.

למרבה המזל, קיימים כלי ניהול פרויקטים חינמיים בשוק. הבעיה נפתרה, נכון? פשוט בחרו אחד מהם והתחילו לעבוד. ובכן, לא בדיוק, התוכנה עדיין צריכה להיות, אתם יודעים… טובה.

למרבה הצער, מוצרים רבים בשוק מציעים תכונות מתחת לממוצע בתוכניות החינמיות שלהם. עשוי גם להיות קשה לבחור ביניהם כאשר הם כל כך דומים – לפחות על הנייר.לכן בחנתי עשרות כלי ניהול פרויקטים בעצמי ומצאתי את 6 האפשרויות הטובות ביותר.

למרות שכל אחת מאפשרויות אלה מציעה פונקציונליות מספקת עבור הצרכים של לפחות סוג משתמש או פרויקט אחד, לכל התוכניות החינמיות יש את המגבלות שלהן. אם אתם מחפשים לקחת את ניהול הפרויקט ברצינות, כדאי להשקיע בתוכנית פרמיום.

קראו עוד כדי לגלות איזו תוכנת ניהול פרויקטים היא הבחירה הכי טובה עבורכם.

מה אנחנו מחפשים בתוכנת ניהול הפרויקטים הטובה ביותר

כל פריט ברשימה זו ממוטב עבור סוג משתמש שונה, כך שלא בכולם קיימות אותן תכונות. בכל זאת, הם היו חייבים לכלול תכונות חיוניות מסוימות כדי לעבור את הסינון.

• תוכנית חינמית שימושית. לא מספיק שתוכלו להשתמש בתוכנה בחינם. צריך שתוכלו ממש לנהל פרויקט מההתחלה ועד הסוף ללא צורך להושיט יד לכיס.
• קלות השימוש. באופן אידיאלי, תוכלו להתחיל לעבוד על הפרויקט ברגע שנרשמתם. בעוד שבכל כלי ניהול פרויקטים קיימת עקומת למידה, בהחלט יעזור שהוא היה ידידותי למשתמש ככל הניתן.
• המחשות פרויקט. לראות את הפרויקט שלכם במבט אחר יכול לעזור לכם לחשוב עליו בדרכים חדשות. כל התוכנות ברשימה זו מציעות דרכים מרובות להמחיש את הפרויקט שלכם.
• לוחות מחוונים ודיווח. לעתים, תזדקקו לתמונה הגדולה של הפרויקט שלכם. הכלים ברשימה זו מציעים אפשרויות לוח מחוונים ודיווח שונות להצגת נתוני הפרויקט שלכם באופן ברור.
• תבניות פרויקטים. אני אגיד את זה שוב – צריך שתוכלו להתחיל עם הפרויקט שלכם מוקדם ככל האפשר. תבניות פרויקט יכולות להיות דרך מצוינת להוריד מכם עומס עבודה מיותר.

1. monday.com: ניהול פרויקטים מלא עבור יחידים1

תוכנות ניהול פרויקטים בדרך כלל מגיעות עם התפשרות: או שקל להשתמש בהן אבל הן לא כאלה ורסטיליות, או שהן עוצמתיות אבל מסובכות מדי לשימוש בפועל. אני אומר “בדרך כלל:” כי monday.com שוברת את המגמה הזו על ידי שילוב ורסטיליות וקלות שימוש בצורה טובה יותר מכל החלופות.

הממשק היפהפה שלה, מבחר נרחב של מדריכי “כיצד להתחיל”, ועיצוב אינטואיטיבי הופכים את הלימוד והשימוש בה לנטולי מאמץ כמעט לחלוטין. במקביל, סוגי העמודות השונים, תכונות הדיווח, והאוטומציות הפשוטות אותם היא מציעה הופכות אותה לגמישה באופן מפתיע.

עם זאת, התוכנית החינמית מגיעה עם מספר מגבלות. בתור התחלה, היא מגבילה אתכם לשני משתמשים לכל היותר. בנוסף, חסרות לה כמה מהתכונות הטובות ביותר מהתוכניות בתשלום, כגון תצוגת ציר זמן או גאנט. עבור משימות גדולות יותר, התוכנית הסטנדרטית1 מציעה מושבים בלתי מוגבלים, זרימות עבודה אוטומטיות, ותצוגות ציר זמן.

בכל זאת, אני עדיין אומר ש-monday.com היא האפשרות החינמית הטובה ביותר עבור יחידים. לא תנהלו עסק עם התוכנית החינמית, אבל אם אתם מחפשים לנהל את עומס העבודה שלכם בצורה טובה יותר, monday.com היא האפשרות הכי טובה עבורכם.

תכונות

• 20+ סוגי עמודות. בתצוגת הטבלה, תוכלו להוסיף עמודות הנעות בין עמודות טקסט בסיסי ומספרים לדברים כגון מעקבי התקדמות ותפריטים נפתחים.
• אפליקציות Android ו-iOS. האפליקציה לנייד מאפשרת לכם לעדכן, ליצור, ולמחוק כל משימה על הדרך. זה יעזור לכם לשמור על עומס עבודה מעודכן, לא משנה היכן אתם נמצאים.
• יצירת מסמכים בהתאמה אישית. למעט העלאות הקבצים הקלאסיות, תוכלו ליצור מסמכי טקסט פשוטים ב-monday.com. זהו בוודאי לא מעבד התמלילים הכי טוב בשוק, אבל הוא עדיין טוב מספיק אם אתם צריכים לצרף כמויות גדולות של מידע למשימה במהירות.
• מגוון תבניות. monday.com מגיעה עם יותר מ-200 תבניות ייעודיות שתוכלו להשתמש בהן מיד. הקטגוריות נעות בין שיווק לעיצוב לפיתוח תוכנה וחינוך. כל תבנית עוצבה היטב לכלול כל תכונה שייתכן שתצטרכו ישר מההתחלה.

בואו לראות את סקירת המומחים שלנו על monday.com לפרטים נוספים.

2. Smartsheet: תכונות יוצאות מן הכלל עם תקופת ניסיון ארוכה1

רגע, רגע. לא להתרגז… אני יודע שטכנית, ל-Smartsheet אין תוכנית חינמית. אבל מה שכן יש לה זו תקופת ניסיון של 30 יום1 עם גישה מלאה לכל תכונות הפרמיום. הודות לגמישות של Smartsheet, יש לכם מספיק זמן לנהל פרויקט קצר-טווח.

הצד החזק של Smartsheet הוא גיליונות הנתונים שלה, אשר נקראים “רשתות”. אלה מציעים גמישות רבה לארגון וצפייה בפרויקטים שלכם. בהתאם לסוג העמודות שיש לכם ברשת, תוכלו להפוך אותה בזריזות ללוח קנבן, תרשים גאנט, או תצוגת לוח שנה.

אם אתם עובדים על פרויקט גדול עם כמויות עצומות של נתונים, ל-Smartsheet יש את כל הכלים להם אתם עשויים להזדקק. ואפילו יותר אם אתם חלק מצוות. Smartsheet מאפשרת לכם לפרסם הערות ולתייג חברי צוות בכל אלמנט, מרשתות מסוימות ועד למסמכים שלמים. קיימים גם כלי הגהה מתקדמים עבור צוותים שעובדים על פרויקטיי וידאו.

Smartsheet דורשת עקומת למידה קלה, אז ייתכן שתתקשו לסיים הכל בתוך תקופת 30 ימי הניסיון. אם אתם מעוניינים לנהל פרויקטים גדולים וארוכים יותר, אני ממליץ על תוכנית Pro (אשר מגיע במחיר נמוך להפליא). Smartsheet אולי לא חינמית לגמרי, אבל שווה לנסות אותה עקב הוורסטיליות שלה.

תכונות

• דוחות עוצמתיים. דוחות ב-Smartsheet הם רשתות מיוחדות שמאפשרות לכם להציג ולשנות נתונים מסוימים ממסמכים אחרים. אלה מאפשרים לכם להזין נתונים מכל רשת או אפילו מדוח אחר. כל שינוי שיתבצע בדוח ישתקף אוטומטית במקור ולהיפך.
• לוחות מחוונים בהתאמה אישית. לוחות מחוונים הם תצוגות חזותיות של נתוני הפרויקט שלכם. תוכלו ליצור כמה לוחות מחוונים שתרצו ולהתאים אישית כל היבט בהם, החל מהמידע אותו אתם רוצים להציג עד להיכן וכיצד תרצו להציג אותו.
• כלי הגהה מתקדמים. חברי הצוות יכולים להוסיף תגובות והערות מותאמות אישית לכל קובץ ב–Smartsheet. עבור קבצי וידאו, ניתן אפילו לתת להערות אלה חותמת זמן.
• זרימות עבודה אוטומטיות. זרימות עבודה יכולות לעשות כל דבר, החל מעדכון מידע ברשת, לתזכורות מותאמות אישית שיישלחו אליכם, ועד שינוי לוח הזמנים של פרויקט. יותר מכל, תוכלו ליצור ולערוך זרימות עבודה באמצעות עורך חזותי אינטואיטיבי – ללא צורך בהתעסקות עם נוסחאות מעיקות.

בואו לראות את סקירת המומחים שלנו על Smartsheet לפרטים נוספים.

3. Asana: ניהול משימות פשוט עבור צוותים1

לפעמים, ניהול פרויקט יכול להיות פשוט כמו הכנת רשימת מטלות ומעקב אחרי משימות שונים. זה די קל עבור אדם אחד, אבל ככל שהצוות שלכם גדל, אפילו פעולות אלה הופכות למסובכות יותר. וכאן נכנסת Asana.

Asana היא ללא ספק אחת מתוכנות ניהול הפרויקטים הכי אינטואיטיביות בשוק, עם ממשק ידידותי, עיצוב הניתן להתאמה אישית ברמה גבוהה, ומבחר גדול של חומרי “התחלה”. אפילו בתוכנית החינמית, תוכלו ליצור צוותים בלתי מוגבלים של עד 15 איש. כלומר, עם קצת יצירתיות, תוכלו להריץ עסק שלם באמצעות התוכנית החינמית.

התוכנית החינמית גם מעניקה לכם גישה לכל התבניות של Asana, מאות שילובים, ופרויקטים, משימות, ותתי-משימות ללא הגבלה. כל אלה הופכים את Asana למושלמת עבור עבודה חוזרת ונשנית1.

עם זאת, התוכנית החינמית מונעת מכם את הגישה לחלק מהתכונות המגניבות ביותר של Asana. אלה כוללות את הטפסים בהתאמה אישית, תצוגת ציר זמן, והיכולת לבצע אוטומציה למשימות עם בונה זרימות העבודה. תוכנית הפרמיום של Asana פותחת את התכונות האלה ואחרות אשר יכולות לשפר את היעילות של הצוות שלכם במידה רבה.

תכונות

• משימות מפורטות עם תתי-משימות. חלק ממה שהופך את Asana לכל כך טובה בתקשורת בצוות הוא רמת העומק אליו תוכלו להיכנס בהגדות משימות. בנוסף לתיאור ומקבל ההקצאה הקלאסיים, Asana מאפשרת לכם להוסיף מספר בלתי מוגבל של תתי-משימות, להוסיף קבצים לעדכון, ואפילו לשלוח “הערכות” לחברי צוות על מנת לציין עבודה שבוצעה היטב.
• תדריכים וסקירות כלליות. המידע המפורט לא נעצר במשימות. תוכלו ליצור תדריך מפורט עבור כל פרויקט שתיצרו ב–Asana, אליו תוכלו לצרף מבחר גדול של סוגי קבצים. תוכלו גם להוסיף אבני דרך, יעדים, ודוחות מצב על מנת לשמור על מוטיבציה גבוהה אצל כולם.
• תקשורת על פני הצוות. אתם מקבלים מערכת מרשימה של תכונות תקשורת עם Asana, כגון תיוג ב-@ והודעות ישירות. תוכלו אפילו לשלוח לכל הצוות הודעות הכוללות מולטימדיה, אזכורים ספציפיים, וקישורים ישירים לפרויקטים שונים.
• מאות שילובים. אפילו בתוכנית החינמית, Asana מציעה מעל 100 אפליקציות ושילובים שיעזרו לכם לשפר את זרימת העבודה שלכם. שילובים אלה מכסים הכל החל מכלי מעקב זמן פשוטים ועד ניתוחי זרימות עבודה מתקדמים.

קראו את סקירת המומחים שלנו על Asana לפרטים נוספים.

4. Teamwork: ניהול פרויקטים פשוט ומלא בחינם1

אם אתם מתחילים, תוכנות ניהול פרויקטים עשויות להיראות מרתיעות. התכונות הייעודיות ברמה גבוהה, מינוח לא מוכר, וממשקי משתמש שלעיתים קרובות טכניים מדי עשויים לגרום למנהלי פרויקטים פוטנציאליים לשבור את הראש. Teamwork משליכה את כל אלה מהחלון עבור עיצוב אינטואיטיבי וקל לניווט.

עם זאת, זה לא אומר שחסרות לה תכונות. Teamwork מספקת את כל מה שתרצו על מנת להתחיל בפרויקט הראשון שלכם. בנוסף לניהול משימות, תוכלו ליצור חשבוניות בסיסיות, לבצע מעקב זמן, ולשתף עד 100MB של קבצים. תוכלו גם לשנות את הצבע וערכות הנושא של הממשק שלכם.

אם אתם מחפשים להשתדרג, אין צורך שתעברו ישר לתוכנית היקרה ביותר. אפילו בתוכנית Deliver, הזולה ביותר שלהם, תוכלו להוסיף משתמשים ומשתפי פעולה ללא הגבלה. כלומר, אם אתם לא זקוקים לכל הרעש והצלצולים, תוכלו לנהל צוות בגודל בינוני עבור רק $5.99 בחודש.

תכונות

• מעקב זמן מובנה. עקבו בקלות אחר הזמן שאתם וחברי הצוות שלכם מעבירים בביצוע משימות שונות.
• יצירת חשבוניות בסיסית. Teamwork היא אחת האפשרויות היחידות שמאפשרת לכם ליצור חשבוניות וחשבונות בסיסיים בתוכנית החינמית שלה.
• תתי-משימות ותלויות. לפעמים אתם צריכים להיכנס לרמת פירוט גבוהה יותר מאשר הקצאת משימות פשוטה. על ידי הוספת תתי-משימות ותלויות, תוכלו לשלוט יותר טוב על מה מבוצע וכיצד.
• לוחות מחוונים בסיסיים. Teamwork לא מספקת את לוחות המחוונים המתקדמים ביותר, אבל הם עדיין מאפשרים לכם לתמצת את המידע הרלוונטי ביותר במבט חטוף.

קראו את סקירת המומחים שלנו על Teamwork לפרטים נוספים.

5. Zoho Projects: שיתוף פעולה מלא עבור צוותים קטנים1

אם הצוות שלכם כבר משתמש בשירותים של Zoho, Projects היא השלב ההגיוני הבא. אבל זו לא הסיבה היחידה להשתמש בה. Projects מטפלת בתקשורת צוותית בצורה מדהימה.

אם אתם עושים כל דבר שדורש עבודה מוכוונת-פרטים, Zoho Projects מוודאת שאתם והצוות שלכם תמיד מתואמים הודות למעקב הבעיות שלה, שליחת הודעות מובנית, ופיד חי.

ניהול המשימות עצמו גם הוא מרשים למדי. תוכלו להוסיף הערות ולהעלות קבצים לכל משימה, להגדיר עדיפויות, ולהגדיר אחוזי השלמה. ואם אתם זקוקים לתצוגה מלאה יותר של ההתקדמות בפרויקט שלכם, לוח המחוונים של הפרויקט מספק לכם תצוגה מהירה של כל הידע הרלוונטי, כגון משימות באיחור, סטטוס בעיות, וטבלת התקדמות.

כפי שוודאי ניחשתם, ישנן מספר מגבלות בתוכנית החינמית. תוכלו להוסיף רק עד 3 משתמשים ולעבוד על 2 פרויקטים בו זמנית, למשל. ישנה גם מגבלת אחסון של 10MB, מספר די מגביל. אם אתם מנהלים צוות גדול יותר, כדאי לכם להשקיע בתוכנית הפרמיום של Zoho Projects.

תכונות

• תלויות משימות מתקדמות. Zoho Projects מאפשרת לכם לבחור בין 4 תלויות משימות. כאשר אתם מגדירים תלות, התוכנה מעבירה את המשימה אוטומטית על ציר הזמן כדי למנוע התנגשויות.
• מעקב בעיות במשימות. מעקב הבעיות ב-Projects מאפשר לכם לקשר בעיות לכל משימה ספציפית. תוכלו להגדיר את רמת החומרה של הבעיה, להקצות אליה משתמשים, ולהעלות פתרונות מותאמים אישית. אם תצרפו בעיה לאבן דרך מושפעת, תוכלו להשלים את אבן הדרך רק לאחר שהבעיה טופלה.
• פיד פרויקט מותאם אישית. תכונת הפיד מאפשרת לכם להתחיל שיחות ולתרום להן, בדיוק כמו בפיד במדיה החברתית. הודות לתכונה פשוטה זו, תוכלו לתקשר בפרויקט בצורה פתוחה וזורמת.
• דוחות משימות בסיסיים. Projects מספקת לכם מגוון דוחות בסיסיים. אלה מציגים תרשימי עוגה פשוטים המסכמים את הסטטוס, התקדמות אבני הדרך, עדיפות, השלמה, בעלים, ותיוגים על פני כל המשימות שלכם.

קראו את סקירת המומחים שלנו על Zoho Projects לפרטים נוספים.

6. TeamGantt: כלי חינמי לתרשימי גאנט מדהימים

1

TeamGantt הוא הכלי הנוח ביותר הקיים ליצירת תרשימי גאנט ועבודה עימם. ממשק המשתמש הידידותי שלה, מבחר ההדרכות הנרחב, ותכונות הגרירה ושחרור האינטואיטיביות הופכים את TeamGantt למושלמת אם אתם רק מתחילים לעבוד עם תרשימי גאנט וניהול פרויקטים.

כדי להתחיל פרויקט ב-TeamGantt, כל מה שאתם צריכים לעשות זה ליצור חשבון, לבחור תבנית, ולהתחיל להוסיף משימות לציר הזמן. תוכלו לשנות את האורך, התלויות, ואבני הדרך המשויכות למשימה במספר לחיצות בלבד. ואם אתם רק רוצים לראות מידע מסוים, TeamGantt מספקת כמה מכלי הסינון החזקים ביותר.

למרבה הצער, ההגבלות בתוכנית החינמית עשויות להפוך אותה ללא מתאימה לפרויקטים מורכבים יותר. אם אתם צריכים לעבוד על מספר פרויקטים בו זמנית או שהצוות שלכם גדול משלושה אנשים, בתוכנית Standard קיימת הפונקציונלית לה אתם זקוקים. אבל אם אתם מתחילים, או שאתם עובדים על פרויקט יחיד, תופתעו לגלות כמה תוכלו לבצע עם התוכנית החינמית.

תכונות

• מטריצת RACI. מטריצת RACI מאפשרת לכם להקצות חברי צוות לתפקידי אחראי, נותן דין וחשבון, מייעץ, ומיודע. כל אחד מתפקידים אלה מגיע עם קבוצת הרשאות ואחריויות מובנית.
• יצירת קו בסיס. לפני שתתחילו פרויקט, תוכלו להגדיר ציר זמן כקו בסיס. בכל שלב, תוכלו להשוות את הסטטוס הנוכחי של הפרויקט לקו בסיס זה בלחיצה יחידה. כך תוכלו לדעת אם אתם מקדימים או מאחרים בלוח הזמנים, ותוכלו להחליט על דרך תיקון המסלול הטובה ביותר במידת הצורך.
• תצוגת שימושית של “המשימות שלי”. לפעמים אתם לא צריכים להביט בכל ציר הזמן של פרויקט על מנת להחליט על הדבר הבא לעשות. אם אתם רק רוצים לראות מה אתם צריכים לעשות ומתי, תצוגת “המשימות שלי” מספקת לכם את המידע הזה במהירות
• היסטוריית פרויקט. לשונית היסטוריית הפרויקט מאפשרת לכם לעקוב אחר כל שינוי שבוצע בפרויקט שלכם לאורך הזמן, ומעניקה לכם רמת פיקוח גבוהה.

קראו את סקירת המומחים שלנו על TeamGantt לפרטים נוספים.

סיכום: לא חייבים לשלם יותר על איכות

תוכנת ניהול פרויקטים איכותית יכולה לעזור לכם לקחת את הפרודוקטיביות לרמה הבאה. ועכשיו אתם יודעים שאתם לא צריכים להוציא הרבה כסף – או בכלל – כדי להגיע לשם. ישנם לא מעט פתרונות ניהול פרויקטים חינמיים נפלאים שתוכלו להתחיל להשתמש בהם היום ולשפר את הארגון שלכם.

אם אתם לא מנסים לנהל צוות, monday.com תעזור לכם לנהל את לוח הזמנים שלכם1 יותר טוב מכל תוכנה אחרת.

אם אתם זקוקים לכלי יותר שיתופי, Asana מספקת תכונות נהדרות לניהול צוות1.

לבסוף, אם אתם מעוניינים לנהל פרויקט גדול ומורכב עם תאריכי יעד צפופים, Smartsheet תספק לכם את התכונות העוצמתיות ביותר1 ברשימה הזו – גם אם היא מגיעה עם עקומת למידה קלה.

שאלות נפוצות

מהי תוכנת ניהול פרויקטים?

במילים הכי פשוטות, תוכנת ניהול פרויקטים עוזרת לצוותים לנהל את צירי הזמן, עומסי העבודה, והיבטים אחרים של פרויקט. רוב תוכנות ניהול הפרויקטים יאפשרו לכם להקצות משימות, להגדיר תאריכי יעד, ולתקשר עם חברי הצוות.

בהתאם לכלי שבו אתם משתמשים, ייתכן שתוכלו גם להגדיר חשבוניות, ליצור תלויות בין משימות, ולבצע אוטומציה להזנת נתונים.

מהי תוכנת ניהול הפרויקטים הטובה ביותר?

אין תשובה אחת נכונה לשאלה הזו. יש הרבה תוכנות ניהול פרויקטים חינמיות נהדרות בשוק (וגם הרבה לא מוצלחות במיוחד), והתשובה תהיה בהתאם לצרכים שלכם.

אם אתם רק רוצים משהו שיעזור לכם לנהל את הפרויקטים האישיים שלכם יותר טוב, אני ממליץ על monday.com. התוכנית החינמית שלה כוללת את ערכת התכונות השלמה ביותר ללא שום ספק, וממשק המשתמש שלה מאד ידידותי למשתמש. אם אתם צריכים לנהל צוותים גדולים יותר, התוכנית החינמית של Asana מציעה ניהול פרויקטים פשוט וצוותים ללא הגבלה.

האם אני צריך/ה תוכנת ניהול פרויקטים?

הייתי אומר שזה יכול להיות לכאן או לכאן עבור יחידים וצוותים קטנים. לחלק מהאנשים, תוכנת ניהול פרויקטים יכולה לשפר מאד את הפרודוקטיביות, ניהול הזמן, והתקשורת שלהם. עבור אחרים, היא עשויה סתם לסבך את זרימת העבודה שלהם.

עבור צוותים גדולים יותר ו/או מרוחקים – ובייחוד אלה שעובדים על הפרויקטים המורכבים ביותר – תוכנת ניהול פרויקטים היא די חיונית. לכל הפחות, היא תעזור למנוע פספוס פרטים חשובים וכשלי תקשורת משמעותיים.

איך לבחור את תוכנת ניהול הפרויקט הנכונה?

כאשר אתם בוחרים תוכנת ניהול פרויקטים, אתם בעיקר צריכים לקחת בחשבון את הצרכים הייחודיים שלכם או של הצוות שלכם. עובדים מרחוק? אתם צריכים אפשרויות תקשורת חזקות. עובדים בתקציב מוגבל? ישנם כלי ניהול פרויקטים חינמיים נהדרים שמציעים גם שיפור בפרודוקטיביות וגם תכונות פרמיום זולות שעשויות להיות שוות את המחיר.

למבט לעומק באפשרויות שלכם, בואו לראות את רשימת תוכנות ניהול הפרויקטים הטובות ביותר ב-2024.