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Cualquier proyecto creativo debe estar bien organizado para obtener el mejor resultado. En el caso de los equipos de marketing, esto cobra aún más importancia. En marketing, es habitual tener que gestionar varios proyectos al mismo tiempo, ya sean campañas de redes sociales, producciones de vídeo o diseño web.
Si eliges el software de project management (PM) adecuado, podrás simplificar las tareas complejas y dividirlas en pasos interconectados. Un buen software de project management te ayuda a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y a proporcionar datos prácticos al cliente.
El problema es que, si buscas «software de project management» en Internet, aparecerán multitud de opciones. Además, todos aseguran ser el mejor software, mientras que, en realidad, la mayoría son prácticamente iguales. Y es aquí donde aparezco yo.
Después de haber probado decenas de opciones, he encontrado los 6 mejores software de project management para marketing. Estas herramientas te ayudan a gestionar mejor tu equipo y a simplificar el proceso creativo para que puedas centrarte en diseñar campañas espectaculares para tus clientes.
En líneas generales, te recomiendo monday.com. Este software incluye más de 20 vistas de proyecto para ayudarte a simplificar los más complejos. Así pues, podrás personalizar por completo el espacio de trabajo según tus necesidades. Además, los paneles de usuario personalizables no tienen rival.
Qué valoramos al elegir el mejor software de project management para marketing
Las agencias y los profesionales de marketing no solo necesitan las características esenciales que todo software de project management debería tener, sino que requieren funciones adicionales. Por eso, deberías elegir un software que te ayude a organizar tus equipos y a planear las campañas con la suficiente flexibilidad para no limitar tu creatividad.
Así pues, todos los software de project management de esta lista ofrecen:
Gran relación calidad-precio. ¿Tu agencia tiene un presupuesto lo bastante grande para no preocuparse por nada? Si es así, no repares en gastos. De lo contrario, te aconsejo optar por un software de project management cuya relación calidad-precio sea estupenda. No todas las opciones de esta lista son gratis, pero me he asegurado de que tengan funciones que justifiquen el precio.
Herramientas de colaboración útiles. El marketing requiere mucha colaboración. Incluso las agencias pequeñas necesitan una herramienta que facilite una comunicación eficaz entre los miembros del equipo.
Vistas múltiples y espacio de trabajo personalizable. Poder ver el proyecto de varias formas te ayuda a hacer un seguimiento adecuado. Asimismo, tener la posibilidad de adaptar el software a tu forma de trabajar (y no al revés) mejora el proceso creativo.
Informes y paneles. Es habitual querer ver un resumen del estado del proyecto con solo echar un vistazo. Por eso, es importante que el software de project management tenga herramientas para visualizar el estado del proyecto, los gastos y la carga de trabajo del equipo, entre otros aspectos.
monday.com tiene una interfaz intuitiva y funciones eficaces.1
monday.com tiene todo lo que puedas buscar en un software de project management. Por un lado, es una herramienta muy fácil de usar cuya interfaz tiene un diseño atractivo y está disponible en español. Por otro, tiene funciones lo bastante potentes y eficaces para manejar cualquier aspecto de tu empresa.
Asimismo, la interfaz de monday.com es muy personalizable, lo cual es ideal para equipos creativos. De hecho, puedes personalizar el software para que se adapte a tu estilo de trabajo, en lugar de tener que adaptarte tú. Otro aspecto muy destacado es que monday.com ofrece más de 20 vistas diferentes1 con las que puedes ver el proyecto de manera dinámica, por ejemplo, a través del gráfico de Gantt o del panel Kanban. Además, da acceso a las automatizaciones personalizadas y a más de 30 integraciones con aplicaciones externas.
A su vez, encontrarás casi cualquier otra función que cabría esperar de un software de project management, con la excepción de un chat integrado. Dicho esto, las funciones de facturación no son las mejores. Pero si no te importa gestionar las finanzas y las comunicaciones directas mediante aplicaciones externas, como Slack o Stripe (ambas ofrecen integraciones con monday.com dentro de sus aplicaciones), es difícil encontrar una solución mejor que monday.com.
Si gestionas una agencia pequeña, te recomiendo empezar con el plan básico y a pasar a otro superior conforme crezca tu empresa. El plan Pro es perfecto para compañías grandes, aunque cuesta bastante más.
Características y funciones
Impresionante variedad de vistas. El software de monday.com no solo permite visualizar el proyecto con las vistas clásicas de tablero, Gantt y Kanban, sino que también incluye vistas especializadas como «pizarra colaborativa», «calendario» y «globo», entre otras.
Más de 20 tipos de columnas. La vista de tablero te permite añadir más de 20 tipos de columnas. En cada columna puedes añadir lo que quieras, desde texto básico hasta datos más específicos, como fechas o cuadros desplegables.
Más de 30 integraciones. monday.com incluye integraciones con numerosas herramientas digitales muy populares, como Slack, Mailchimp y Google Drive. De igual forma, ofrece multitud de integraciones con herramientas externas para ampliar aún más su funcionalidad.
Personalizaciones impresionantes para el panel. monday.com ofrece uno de los paneles más personalizables que existen en el mercado —si no el que más—. Puedes añadir y reorganizar widgets con facilidad para ver gráficos con los datos del proyecto, mostrar archivos e incluso ver la lista de reproducción de Spotify.
Las plantillas de ClickUp destacan por su aspecto y son perfectas para los profesionales creativos.
El tiempo suele ser primordial en el mundo del marketing, de ahí que optimizar el flujo de trabajo sea fundamental. Puesto que ClickUp ofrece más de 150 plantillas de marketing1, podrás crear un proyecto de marketing en cuestión de minutos. Al tener tantas opciones, seguramente encontrarás una plantilla que se ajuste a tu estilo de trabajo. De no ser así, no te preocupes, ya que puedes personalizarlas todas.
La mayor ventaja de ClickUp es que te permite tener más tiempo a diario para dedicarlo a tu equipo. Gracias a las automatizaciones de ClickUp, podrás crear reglas «consecuentes» (si se cumple un evento, ocurre otro) para que el software gestione el trabajo administrativo en tu lugar. También puedes usar la Barra de herramientas de acciones en lote para editar varias tareas o documentos a la vez, lo cual también te ayuda a reducir el tiempo que dedicas a las tareas administrativas.
A pesar de que aprender a manejar el software es bastante complicado, es una herramienta fantástica para casi todos los equipos y agencias de marketing. Además, su precio basado en el uso hace que tenga una gran relación calidad-precio, sobre todo porque obtendrías almacenamiento ilimitado y plazas para invitados, incluso con el plan más barato.
Características y funciones
Múltiples usuarios asignados. ¿Necesitas que todo tu equipo se centre en una parte concreta del proyecto? Si optas por ClickUp, podrás asignar más de un usuario por tarea. Así pues, no tendrás que escribir los datos de la tarea una y otra vez, por lo que tendrás más tiempo para dedicarte a otras cuestiones.
11 vistas de proyecto. Aparte de las vistas de proyecto que cabría esperar (como el gráfico de Gantt, las listas o los tableros), ClickUp ofrece la exclusiva vista Mapas mentales para llevar a cabo las tormentas de ideas.
Edición conjunta de documentos. La función Docs de ClickUp es ideal para trabajar en aspectos concretos de un proyecto en equipo. Así pues, tanto tu equipo como tú podréis editar documentos y añadirlos en tiempo real, lo cual te permite seguir las contribuciones de cada miembro.
Chat integrado. No te hará falta recurrir a un chat externo si optas por ClickUp. En su lugar, podrás usar el widget de chat en el panel compartido para mantener toda la comunicación relativa al proyecto en un solo lugar.
Smartsheet ofrece unas plantillas fantásticas para las campañas de marketing.
En un primer momento, la interfaz un tanto anticuada de Smartsheet y los colores poco vistosos dan la impresión de que no se trata de una herramienta idónea para una agencia creativa. Si le añadimos que se centra en las hojas de cálculo (llamadas cuadrículas), no es de extrañar que parezca estar más enfocada a una compañía de contabilidad que a una agencia creativa.
Sin embargo, si profundizamos un poco, vemos que Smartsheet no solo es un software de project management muy eficaz en líneas generales, sino que también cuenta con multitud de funciones ideales para los equipos de marketing.
Por ejemplo, Smartsheet ofrece herramientas de revisión avanzadas y plantillas predeterminadas1 con las que puedes crear calendarios para el contenido, lanzar campañas y hacer un seguimiento del nivel de satisfacción del cliente. Por otro lado, Smartsheet es ideal para campañas a gran escala diseñadas para atacar varios frentes.
La gran variedad de vistas, tipos de columna y funciones que incluye te permite crear cuadrículas personalizadas para prácticamente todos los aspectos de tu campaña. En el caso de que quieras revisarlas todas al mismo tiempo, puedes usar los informes de Smartsheet para crear documentos personalizados que contengan datos de las cuadrículas que desees. Así pues, Smartsheet es la mejor opción para manejar una gran cantidad de datos desde una sola ubicación.
Si tienes una agencia de marketing, te recomiendo el plan Business, pero solo si tu equipo de trabajo no es muy grande. Aunque pueda sonar contradictorio, debes saber que hay un salto muy grande en el precio del plan Pro al plan Business y, además, se paga por usuario.
Características y funciones
Informes y paneles. Los informes te permiten crear documentos personalizados que contengan datos concretos de varias cuadrículas. Al cambiar los datos en un informe, se actualizan automáticamente en la cuadrícula de la que proceden y viceversa. Por su parte, los paneles muestran una vista gráfica personalizable de datos concretos.
Revisión de archivos avanzada. Smartsheet te permite añadir comentarios sobre archivos de distinto formato. Por ejemplo, si comentas un archivo de vídeo, puedes añadir una marca de tiempo al comentario y colocarlo directamente donde quieras.
Flujos de trabajo útiles e intuitivos. Los flujos de trabajo son acciones que ocurren de manera automática al hacer cambios en una cuadrícula. Además, puedes editar las automatizaciones mediante una interfaz visual muy intuitiva, así que no tendrás que ser un genio de la programación para utilizarla.
Formularios detallados. Si necesitas recabar información de un cliente, puedes crear formularios personalizados con Smartsheet. Cada vez que alguien rellena un formulario, los datos se añaden automáticamente a la cuadrícula correspondiente.
Jira ofrece una gran variedad de vistas de proyecto, aunque es un software un poco limitado en comparación con otros.
La combinación de Jira Work Management y Jira Confluence permite a los equipos de marketingde gran tamaño disponer de una solución de project management completa y flexible que encaja con casi cualquier proyecto. Además, es una de las plataformas más fáciles de usar, ya que su proceso de incorporación permite a los usuarios aprender a usar la herramienta sin la ayuda de otros miembros del equipo.
Tanto Jira Work Management como Jira Confluence tienen sistemas de permisos de usuario eficaces, con los que puedes gestionar con precisión qué miembros del equipo acceden a cada parte del proyecto. Como project manager, puedes establecer permisos a nivel global o bien crear grupos personalizables para determinar el nivel de acceso. Por ejemplo, podrías darle a los clientes y socios acceso solo para ver la hoja de ruta, mientras que las notas de las reuniones y otros documentos se mantienen ocultos.
Aun así, Jira no es perfecto. Al tener solo 5 vistas de proyecto y algo más de 20 plantillas, tendrás que dedicar más tiempo a configurar el proyecto para ajustarlo a tu flujo de trabajo. Pero si empleas el tiempo necesario para que Jira se ajuste a las necesidades de tu equipo, entonces disfrutarás de una herramienta estupenda que te servirá durante años.
Características y funciones
Descuentos para equipos grandes. Ambas herramientas de Jira tienen un precio por usuario muy asequible y ofrecen un descuento si superas los 100 usuarios. Si pagas de forma anual, también recibirás dos meses gratis, lo cual reduce el coste aún más.
Prueba gratis. Anímate a probar tanto Jira Work Management como Jira Confluence gracias a sus pruebas gratis. Puedes probar Work Management durante 7 días y Confluence durante 14 días. Si necesitas más tiempo para ver si se ajustan a tu equipo, puedes solicitar la ampliación de la prueba a 30 días.
Más de 3000 integraciones. Tienes la posibilidad de conectar sin problemas tu espacio de trabajo en Jira con herramientas como Slack, Google Workspace o Adobe, entre otras. Además, dispondrás del excelente kit de desarrollador de Jira para crear integraciones personalizadas.
Addon de seguridad opcional. Puedes obtener Atlassian Access por una cuota mensual extra y disponer de más control sobre quiénes pueden acceder al proyecto. Si utilizas el proveedor de identidades que incluye esta herramienta, verás qué usuarios han iniciado sesión y conectado sus dispositivos. Si tenemos en cuenta que los equipos de marketing suelen trabajar con datos confidenciales, merece la pena invertir en una herramienta así para evitar fugas de datos.
Teamwork es un software intuitivo que mejora la productividad de las agencias.
Quizá Teamwork no tenga tantas funciones como otros software incluidos en esta lista, pero sí cubre todos los aspectos esenciales. Aun así, Teamwork destaca por su increíble facilidad de uso, su interfaz intuitiva y su interesante precio. Todo ello hace que Teamwork sea una gran opción para las agencias que estén dando sus primeros pasos y necesiten un software que puedan usar de inmediato.
Según el plan que elijas, dispondrás de las vistas Gantt, tablero y tabla, además de los paneles personalizados y opciones básicas de facturación. Aparte de tener más de 20 plantillas predeterminadas, Teamwork permite crear plantillas personalizadas a partir de un proyecto existente que puedes reutilizar cuando quieras.
Si no sabes qué plan elegir, te recomiendo el plan Deliver. Esta opción ofrece funciones más que suficientes para una agencia pequeña. De hecho, permite crear hasta 20 plantillas de proyecto personalizadas e incluye 11 integraciones con aplicaciones externas.
Características y funciones
Seguimiento del tiempo integrado. Teamwork cuenta con una herramienta de seguimiento del tiempo que permite a los miembros del equipo controlar el tiempo dedicado a una tarea. Esta función puede ser útil para crear facturas personalizadas, gestionar el tiempo de tu equipo con más eficacia y tener una idea clara de la contribución de cada miembro.
Usuarios ilimitados para clientes. Teamwork permite crear tantos usuarios para clientes como quieras. Los usuarios de clientes no pueden crear ni modificar las tareas, pero pueden verlas y completarlas.
Bloc de notas. Teamwork ofrece la posibilidad de crear blocs de notas para almacenar datos del proyecto. En dichos blocs de notas puedes añadir documentos de texto para que tanto tu equipo como tú registréis cualquier dato relevante.
Herramientas de facturación básicas. Si optas por Teamwork, podrás crear facturas básicas para enviarlas a los clientes tras finalizar una campaña. Aunque no es el creador de facturas más avanzado del mercado, cumple su cometido.
Zoho Projects incluye estupendas herramientas de comunicación y para equipos de project management que trabajen en remoto.Zoho Projects es la opción ideal si ya utilizas las soluciones de marketing de Zoho, puesto que se integra a la perfección en su ecosistema. En cualquier caso, esto no significa que Zoho no tenga mucho más que ofrecer. De hecho, Zoho Projects es una herramienta independiente magnífica para equipos que trabajen completamente en remoto.A decir verdad, me impresionaron las herramientas de comunicación de Zoho Projects. Por ejemplo, el chat integrado es perfecto para comentar cuestiones sobre la marcha. Por su parte, tanto las páginas como los foros son plataformas excelentes para discutir temas más amplios y que requieran más tiempo. Asimismo, Zoho Projects permite añadir comentarios en las tareas, los proyectos, los hitos y mucho más.
Por otra parte, aprender a manejarlo cuesta más que otras opciones y la interfaz resulta incómoda en ciertas ocasiones. Sea como fuera, las funciones de comunicación de Zoho Projects no tienen rival. En cuanto a las suscripciones, recomiendo el plan Premium para la mayoría de las agencias porque ofrece funciones eficaces a un precio muy razonable.
Características y funciones
Seguimiento de incidencias. El seguimiento de incidencias te ayuda a resolver los problemas de forma rápida y a mejorar la eficiencia. También puedes añadir usuarios personalizados para solucionar cualquier incidencia, cargar archivos o añadir comentarios, entre otras opciones.
Foros y páginas. La comunicación asincrónica es uno de los puntos fuertes de Zoho Projects. Las páginas y los foros te permiten tratar diversos aspectos del proyecto con el resto del equipo.
Integraciones de Zoho. Zoho Projects tiene multitud de herramientas para integrarse con el resto del ecosistema de Zoho, incluidas todas sus soluciones de marketing.
Jerarquía de tareas. Puedes especificar con precisión los niveles de prioridad y organización de cada tarea. Zoho Projects permite crear hitos, tareas, subtareas e incidencias. Así, las prioridades del proyecto estarán claras y podrás trabajar de cara a tus objetivos con más eficiencia.
Conclusión: Mejora tus campañas de marketing con un buen software de project management
Un software de gestión de proyectos de calidad, junto con una labor de project management efectiva, puede mejorar el rendimiento de tu agencia de manera significativa. Está claro que, independientemente de si operas tu agencia en remoto o en persona, o si supervisas un equipo amplio o una startup pequeña, utilizar las herramientas adecuadas puede aumentar la productividad, atraer a mejores clientes y reducir de manera significativa el estrés provocado por la carga de trabajo.
Si necesitas una herramienta repleta de funciones que se adapte a tu estilo y al crecimiento de tu empresa, entonces monday.com es la mejor opción1. Su enorme flexibilidad, sus integraciones útiles y su interfaz tan intuitiva hacen que sea el mejor software para gestionar una campaña de principio a fin.
ClickUp es la mejor solución1 si tu prioridad es optimizar el flujo de trabajo de tus labores de marketing. Al disponer de más de 100 plantillas de marketing, podrás crear un proyecto con solo unos clics. A su vez, contarás con automatizaciones integradas extraordinarias para ahorrar tiempo en las tareas de administración.
Por último, si gestionas campañas complejas o trabajas con varios clientes al mismo tiempo, Smartsheet es lo que necesitas1. Sus herramientas de hojas de cálculo son muy eficaces y cuenta con una gran variedad de plantillas. Todo ello hace que sea ideal para proyectos más grandes y complejos.
A continuación, encontrarás una tabla comparativa que resume de forma breve las herramientas de gestión de proyectos incluidas en la lista:
Plan gratis
Característica más destacada
Ideal para
Precio inicial
monday.com
✔
Espacio de trabajo totalmente personalizable
Equipos que necesiten un software adaptable a su estilo de trabajo
de project management?
Los software de project management te ayudan a gestionar todos los pasos de un proyecto, desde las tareas de planificación hasta la comunicación con otros miembros del equipo, pasando por la identificación de problemas. El software de project management para marketing también incluye funciones como la revisión de archivos, la gestión de los clientes y las integraciones con aplicaciones externas que suelen utilizar los equipos de marketing.
¿Cuál es el mejor software de project management para marketing?
Determinar cuál es el mejor software de project management para marketing dependerá de tu equipo, tus proyectos y tu estilo de trabajo. Por lo general, recomiendo monday.com para marketing, ya que tiene funciones muy potentes y eficaces para las labores de marketing y es muy fácil de usar e intuitivo. Si quieres echar un vistazo a otras opciones, te sugiero ver nuestra lista de los mejores software de project management de 2024.
¿Puedo gestionar un proyecto de marketing
gratis?
Por supuesto. Hay muchas herramientas de project management que ofrecen planes gratis. Te recomiedo ClickUp porque su plan gratis permite crear tareas y agregar miembros sin límite, incluye un chat en tiempo real y acceso a los tableros Kanban. Aun así, los planes premium cuentan con mejores funciones, más usuarios y dan acceso a herramientas más especializadas para los especialistas en marketing, como la revisión de archivos y las integraciones con distintos software creativos.
¿Los equipos de marketing necesitan un software de project management?
Aunque no es fundamental en algunos casos, usar un buen software de project management aumenta el rendimiento de casi cualquier equipo de marketing. Los profesionales del marketing producen contenido de gran calidad en varios formatos, además de comunicarse con claridad con los clientes y visualizar datos, entre otras funciones. Los software de project management te ayudan a realizar dichas funciones al organizar tu equipo, tus objetivos y tu progreso en un formato accesible que puedes compartir con los demás.
Andrés escribe sobre diferentes temas destinados a ayudar a los empresarios y comerciantes a desarrollar y administrar sus empresas. Estos temas incluyen, entre otros, creación de sitios web, alojamiento web, software de gestión de proyectos y procesamiento de tarjetas de crédito. Andrés tiene más de 3 años de experiencia como escritor y creador de contenido. También ha trabajado como gestor de proyectos, diseñador de sitios web y administrador de redes sociales para diferentes grupos de comunicación científica.
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