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Todos hemos tenido alguna vez que gestionar varias tareas, pero hacerlo de manera efectiva puede ser complicado. Hay muchas herramientas de gestión en el mercado y todo el mundo tiene su opinión sobre cuál es la mejor en su caso.Por eso, encontrar el mejor software de gestión de tareas que sea asequible y fácil de usar es fundamental para crear un sistema que se ajuste a tus necesidades. Algunas funciones y características, como las plantillas ya preparadas, ayudan a simplificar el control de las tareas, mientras que los gestores de tiempo y los informes te permiten estar al día de todo.
Así pues, para ayudarte a encontrar la mejor herramienta para tu empresa, he probado los principales software de gestión de tareas del mercado y, para mí, monday.com es el claro ganador. Además de ofrecer una personalización estupenda y la posibilidad de escalar, es un software versátil que aporta una gran utilidad a quienes necesiten gestionar multitud de tareas.
Qué valoramos para elegir el mejor software de gestión de tareas
Durante las pruebas que he llevado a cabo de los distintos software de gestión de tareas, he comprobado si incluyen características y funciones esenciales:
Interfaz de usuario intuitiva. He revisado si la interfaz es fácil de usar y si tiene un diseño claro e intuitivo, además de menús accesibles y opciones de personalización para ajustarla a las preferencias del usuario. Las opciones que recomiendo también tienen diversas opciones de visualización para que tu equipo gestione las tareas con facilidad.
Organización y priorización de las tareas. He tenido en cuenta si cada software tiene características de organización eficaces, como la opción de establecer prioridades, fechas de vencimiento y etiquetas, ya que su papel es fundamental a la hora de mantener la organización y la atención.
Herramientas de colaboración. Colaborar es indispensable para muchos equipos, de ahí que haya valorado el rendimiento del software de gestión de tareas de cara a facilitar el trabajo en equipo. Por lo tanto, he comprobado si ofrecen funciones como las listas de tareas compartidas, las asignaciones de miembros del equipo y las actualizaciones en tiempo real para garantizar que la colaboración sea perfecta.
Integración con otras aplicaciones. La posibilidad de integrarse con otras aplicaciones puede mejorar el flujo de trabajo de manera significativa. Por eso, he seleccionado el software de gestión de tareas que se integra sin problemas con los clientes de correo electrónico, las aplicaciones de mensajería directa y las herramientas de productividad.
Precio adecuado. He priorizado el software de gestión de tareas cuyo precio sea competitivo y económico para asegurar que tu equipo obtenga una relación calidad-precio excelente. Algunas de mis recomendaciones también incluyen planes gratis, que son ideales para los freelancers o equipos pequeños.
Puedes usar el centro de automatización de monday.com para simplificar las tareas recurrentes.1
Tras revisar decenas de software de gestión de tareas, puedo asegurar sin miedo a equivocarme que monday.com es la mejor opción del mercado. monday.com tiene funciones impresionantes, una gran versatilidad y opciones de personalización para todo tipo de usuarios, ya sean freelancers, una startup o una compañía asentada en el mercado. Si optas por monday.com, dispondrás de las herramientas necesarias para dominar tus tareas.
La interfaz, además de estar disponible en español, es sencilla y fácil de usar, ya que cuenta con un sistema flexible con el que puedes arrastrar y colocar elementos para organizar y reordenar tareas al instante en el tablero de proyectos. Además, que sea sencilla no significa que sea básica, puesto que ofrece funciones más avanzadas para gestionar tareas más complejas. Si tu equipo suele trabajar con tareas repetitivas, puedes configurar las automatizaciones y crear flujos de trabajo para simplificar el proceso1 y, por lo tanto, facilitar la gestión.
Tras haber usado monday.com durante bastante tiempo, puedo confirmar que es un magnífico software todo en uno para equipos que quieran gestionar tareas. Gracias a sus opciones de visualización del tablero exclusivas, como «Chart» (Gráfico) y «Workload» (Carga de trabajo), tu equipo podrá gestionar las tareas como mejor le convenga. Si buscas visualizar las tareas de una forma diferente, te gustará la vista «Blank» (En blanco), que permite personalizar los datos a partir de una selección de widgets.
Características y ventajas
Plantillas personalizables. monday.com ofrece más de 200 plantillas para diferentes sectores y campos, desde freelance hasta gestión de productos o educación. Además, puedes adaptar con facilidad las plantillas y las columnas de tareas a las necesidades de tus proyectos.
Seguimiento del tiempo. En el plan Pro o cualquier otro plan superior, dispondrás del widget de seguimiento del tiempo. Esta herramienta permite controlar el tiempo que se dedica a las tareas y determinar si el tiempo que dedica el equipo está optimizado.
Integración con herramientas externas. Gracias a la magnífica integración de monday.com con herramientas populares como Google Drive, Trello o Slack, la colaboración y la sincronización de datos es perfecta entre las distintas plataformas.
Aplicación para dispositivos móviles. La aplicación móvil está disponible para iOS y Android. Con ella, podrás mantener la conexión sobre la marcha para gestionar y organizar las tareas desde cualquier lugar. Esta aplicación es muy eficaz y ofrece cuatro tipos de visualización únicos, incluido «Battery» (Batería), con el que puedes comprobar el progreso del proyecto de un vistazo.
La vista Kanban de ClickUp permite tanto al equipo como a los socios ver cómo progresan las tareas de forma sencilla.1ClickUp destaca por sus magníficas herramientas de colaboración, con las que cualquier equipo puede gestionar las tareas con facilidad. Este software tiene funciones como la colaboración en vivo, el chat, los comentarios y la asignación de tareas en tiempo real. Todo ello permite una comunicación transparente y garantiza que todo el mundo esté en el mismo punto, incluso en los proyectos más complejos.
Al disponer de diversas funciones y características gratis, como los usuarios y las tareas sin límites, la gestión de sprints y el asistente de redacción con IA, no cabe duda de que el plan gratuito de ClickUp resulta muy valioso1. Aun así, con precios que parten desde $7.00 por usuario, los planes de pago son muy asequibles, de ahí que ClickUp sea uno de los software de gestión de tareas más económicos que he probado.
Aunque quizá no sea tan intuitivo como monday.com, ClickUp alcanza el equilibrio perfecto al ofrecer una interfaz fácil de usar e intuitiva junto con multitud de recursos de incorporación. Por lo tanto, es una opción estupenda si necesitas herramientas de colaboración potentes y fáciles de manejar.
Características y ventajas
Gran variedad de plantillas. ClickUp ofrece una colección enorme de plantillas ya listas para distintos sectores y flujos de trabajo, lo cual simplifica la gestión de las tareas. Además, cada plantilla incluye consejos para configurarla y usarla lo mejor posible.
Tipos de tarea. Puedes crear y agrupar las tareas por categorías de manera sencilla como, por ejemplo, por sprints, pruebas u objetivos. Así, tu equipo puede crear una base de datos para tareas habituales.
Barra de herramientas de ajustes en grupo. Esta herramienta no solo te ahorra tiempo, sino que te permite hacer cambios en masa o en grupo, ya sea añadir o eliminar tareas, actualizar el estado de las tareas o gestionar los usuarios asignados. Así pues, si necesitas actualizar varias tareas al mismo tiempo, podrás simplificar el proceso.
Pizarras. Las pizarras colaborativas de ClickUp permiten a tu equipo llevar a cabo las famosas tormentas de ideas (brainstorm) en grupo y crear tareas a partir de las ideas que se hayan compartido.
Si tu equipo reconoce y valora las hojas de cálculo bien elaboradas, seguro que apreciará la vista de cuadrícula que ofrece Smartsheet.1
No hay duda de que Smartsheet es otro magnífico software de gestión de tareas, sobre todo para manejar proyectos complejos con multitud de partes en constante movimiento o que requieren un análisis de datos exhaustivo. Cabe destacar las distintas opciones de visualización, como su exclusiva vista de cuadrícula, con la que puedes añadir tantas columnas como necesites, además de crear y editar fórmulas al igual que en Excel.
También puedes seguir el progreso de las tareas de forma sencilla gracias a lacolumna de finalización de tareas de Smartsheet1, que permite actualizar el progreso con rapidez (manualmente o mediante una fórmula) sin tener que esperar a que la tarea se complete. A decir verdad, es una función excelente si sueles trabajar con varias tareas dependientes al mismo tiempo. En cuanto a la visualización, este software ofrece la posibilidad de organizar las filas por categorías, como estado, fecha de modificación y usuario asignado. Smartsheet es tan flexible que puedes seleccionar varios criterios para la agrupación.
Aun así, Smartsheet tiene una curva de aprendizaje más elevada que los otros dos software que he recomendado hasta el momento. En cualquier caso, si quieres dedicar tiempo a dominar sus herramientas, Smartsheet puede resultar un magnífico software de gestión de tareas.
Características y ventajas
Funciones del panel e informes avanzados. Las funciones de información y del propio panel de Smartsheet ofrecen datos muy útiles sobre el progreso del proyecto, los cuales te facilitan la gestión de las tareas y te ayudan a tomar decisiones basadas en los datos.
Privacidad y seguridad. Gracias a la protección de datos de Smartsheet, toda la gestión de tus tareas quedará protegida con una seguridad de primer nivel. Además, Smartsheet cumple y respeta el Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), así como el Departamento de Defensa (DOD en inglés) y el protocolo Cloud Computing.
Dependencias de tareas. Smartsheet permite a los usuarios establecer dependencias de tareas para garantizar que se cumplan en el orden adecuado, lo cual asegura y mantiene el flujo del proyecto. Si la duración de la tarea o la tarea anterior cambian, Smartsheet ajusta automáticamente todas las fechas en la serie de tareas.
Gestión de recursos. Esta herramienta permite controlar y asignar los recursos del equipo de manera eficiente mediante herramientas de horarios, de seguimiento del tiempo y de presupuesto. También permite asegurar que las tareas se distribuyan de manera equitativa entre todos los miembros del equipo.
El panel de Jira te permite ver de forma sencilla un resumen detallado de tu trabajo para gestionar mejor las tareas.1Jira, cuyo diseño está pensado para los equipos Agile, es un softwarede gestión de tareas excelente a la hora de facilitar el trabajo a los equipos del sector tecnológico, puesto que facilita los flujos de trabajo, ayuda a planificar los sprints y permite seguir el progreso. A pesar de que en un primer momento se popularizó solo en el mundo tecnológico, es un software muy versátil y adecuado a cualquier equipo de gran tamaño que aplique la metodología ágil.
Cada tarea que se registre en Jira muestra información relevante, como el usuario asignado, el estado, la fecha de vencimiento y la prioridad para que los miembros del equipo puedan ponerse al día de cualquier tarea. Además, permite colaborar directamente en la tarea al aportar feedback, añadir comentarios, adjuntar documentos, etiquetar miembros del equipo y agregar a colaboradores como parte de la lista de seguimiento.
También cabe destacar el plan gratuito de Jira, que puede servir a los equipos formados por hasta 10 usuarios. Así pues, es un punto de partida excelente para equipos o startups pequeñas cuyo presupuesto sea más reducido, ya que dispondrían de las funciones de gestión de tareas sin realizar un desembolso económico de antemano. A pesar de todo lo positivo que ofrece el plan gratuito de Jira, te recomiendo optar por monday.com o ClickUp si tu equipo requiere herramientas de gestión de tareas más avanzadas.
Características y ventajas
Paneles Scrum y Kanban. Jira ofrece los tableros Kanban y Scrum totalmente personalizables, con los que tu equipo podrá visualizar y gestionar las tareas según su flujo de trabajo.
Automatización de tareas. Puedes utilizar las plantillas predeterminadas o bien crear tus automatizaciones propias para acelerar la gestión de las tareas y garantizar que el flujo de trabajo se mantenga como debe. Asimismo, Jira permite crear automatizaciones en todos los planes, incluso en el gratuito.
Paneles cruzados para los proyectos. Si tu equipo tiene que gestionar un proyecto grande con varias fases, puedes dividirlo en paneles cruzados para que todos los miembros del equipo se centren en sus propias tareas, mientras ofrecen una visión general a los encargados de la gestión y a los socios.
Plan de desarrollo. Los planes de desarrollo u hojas de ruta de Jira ofrecen una visión clara del progreso del proyecto y de las siguientes tareas, lo cual facilita la planificación a largo plazo.
La interfaz de Teamwork es sencilla y clara e incluye funciones estupendas como un control de tiempo integrado.1
Aunque Teamwork no está entre los tres mejores software de esta lista, es un software de gestión de tareas magnífico e ideal para cualquier principiante. Es una herramienta muy fácil de usar, por lo que incorporarse y adaptarse a la plataforma es muy sencillo para todo el equipo. Además, podrás crear tareas en solo unos minutos y ver el progreso, los objetivos y el tiempo registrado en todos los proyectos con facilidad gracias a su panel personalizable.
En mi opinión, una de las características más destacadas de Teamwork es su excelente funcionalidad de colaboración con clientes o freelancers. Permite añadir a los proyectos a colaboradores externos a tu organización de manera gratuita y gestionar el acceso de forma individual. Así pues, dichos colaboradores pueden comentar las tareas, registrar tiempo e incluso crear tareas según los permisos de acceso que tengan.
Sin embargo, la simplicidad de Teamwork tiene un precio. Si quieres utilizar funciones avanzadas, como las que incluyen mis otras recomendaciones, tendrás que optar por los planes de más nivel. En cualquier caso, te animo a probar el plan gratuito si buscas un software de gestión de tareas sencillo y quieres una solución rápida para colaborar con clientes o freelancers.
Características y ventajas
Disponible en varios idiomas. Teamwork está traducido a más de 40 idiomas, de ahí que sea accesible y económico para equipos y colaboraciones internacionales.
Herramientas de gestión de clientes. Puedes seguir las horas de tarea para su facturación y crear facturas para tus clientes con estas herramientas gratuitas. Además, el seguimiento del tiempo ayuda al equipo a optimizar los recursos al máximo.
Herramientas de informes. Teamwork ofrece análisis avanzados mediante las funciones de informes, que te permiten estar al día del progreso de tu equipo y comprender cómo llevan a cabo las tareas. A su vez, puedes personalizar el panel al añadir un nombre único y elegir una plantilla personalizable que incluya las tareas activas, el tiempo registrado y los próximos eventos.
Diversas integraciones. Teamwork se integra con aplicaciones de productividad y comunicación, como Google Drive o Slack, para que tanto tu equipo como los colaboradores estén al día de las tareas.
Zoho Projects facilita la creación de fechas de vencimiento, tareas prioritarias y subtareas, además de permitir ocultar las secciones no utilizadas.1
Zoho Projects es un buen software de gestión de tareas porque ofrece varias funciones específicas para tareas que cubren las necesidades tanto de freelancers como de equipos pequeños. Aunque no ocupa el primer puesto de la lista, Zoho Projects permite gestionar las tareas de manera sencilla y fiable sin sacrificar funcionalidades.
De hecho, su interfaz es muy intuitiva y simplifica la planificación del proyecto y el seguimiento del progreso, de ahí que sea una opción estupenda para quienes busquen una plataforma accesible y fácil de usar. En concreto, la opción «Feed» de Zoho ayuda a los equipos a estar al día de todas las tareas, sea cual sea el proyecto. Así pues, podrás seguir el progreso y contestar directamente a tus compañeros.
Zoho Projects destaca en especial por sus herramientas específicas para tareas, como los recordatorios, las tareas recurrentes, el seguimiento del tiempo y la creación de automatizaciones. A pesar de no tener tantas funciones avanzadas como las opciones que lideran la lista, su apuesta por la simplicidad hace que sea un gran software para los equipos que quieran aumentar la productividad sin una complejidad excesiva.
Características y ventajas
Carga de trabajo de los usuarios asignados. Zoho permite supervisar la carga de trabajo de tu equipo para equilibrar las tareas y aumentar la productividad.
Objetivos dentro del proyecto. Con el fin de motivar a tu equipo, Zoho Projects ofrece la posibilidad de crear objetivos para una serie de tareas. Establecer objetivos asequibles para tu equipo puede ayudar a los miembros a trabajar en conjunto y con un mismo fin.
Dependencias de tareas. Puedes crear dependencias de tareas (predecesores o sucesores) para el flujo de trabajo y garantizar así que las tareas se completen en una secuencia lógica.
Seguimiento de fallos. Zoho Projects dispone de funcionalidades para detectar y resolver fallos en el software de manera eficiente.
Todos estos software aportan utilidad y soluciones distintas en función de tus necesidades, por lo que gestionar las tareas de manera eficiente y sencilla no sería un problema. Además, todos ellos cumplen su función y facilitan la gestión de las tareas.
Si prefieres una opción que ofrezca personalización y escalabilidad, te recomiendo monday.com sin lugar a dudas1. Aparte de ofrecer numerosas funciones de gestión de tareas, es muy fácil de usar y tiene un diseño atractivo.
Si tienes un presupuesto ajustado y aun así quieres disponer de funciones avanzadas, ClickUp es una alternativa excelente1, ya que ofrece un plan gratuito muy completo que incluye muchas funciones de colaboración y de gestión de tareas.
Por su parte, Smartsheet destaca en la gestión de tareas complejas1. Es una herramienta muy útil a la hora de manejar proyectos difíciles y flujos de trabajo variados, sobre todo para los equipos que necesiten funciones de informes avanzadas.
Compara los 6 mejores software de gestión de tareas:
Plan gratuito
Característica más destacada
Ideal para
interfaz en español
Coste mensual del plan más barato
monday.com
✔
Diversas opciones de personalización para las tareas
Equipos que busquen un software de gestión de tareas repleto de funciones y que se integre con numerosos servicios
Determinar cuál es el mejor software de gestión de tareas depende de las necesidades y las preferencias del cliente. Si valoras las opciones de personalización y escalabilidad, debes saber que monday.com es una opción eficaz y versátil. Este software dispone de una interfaz intuitiva en español, ofrece una gran flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo y se adapta a equipos de cualquier tamaño o sector.
¿Cómo puedo organizar mis tareas gratis?
Si quieres organizar tus tareas gratis, te recomiendo ClickUp, ya que es una opción perfecto para ello. Además, este software ofrece el plan gratuito más completo del mercado. De hecho, gracias al extenso catálogo de funciones de ClickUp, como los paneles personalizables, la priorización de las tareas y las herramientas de colaboración, podrás gestionar tus tareas y proyectos de forma eficiente sin realizar ninguna inversión.
¿Cómo puedo organizar las tareas de mi equipo con facilidad?
Si buscas organizar las tareas de tu equipo fácilmente, te sugiero usar un software de gestión de tareas como Jira o Smartsheet. Las funciones de Jira se centran en la metodología ágil, así que es ideal para los equipos del sector tecnológico. Por su parte, la versatilidad de Smartsheet es útil para diversos sectores y campos. Ambas opciones permiten controlar el tiempo e incluyen herramientas de colaboración y de personalización del flujo de trabajo para simplificar la organización del equipo y facilitar la productividad.
¿Qué funciones debe tener un buen software de gestión de tareas?
A la hora de elegir un software de gestión de tareas, te aconsejo fijarte en la interfaz, las herramientas de organización de tareas y las funciones de colaboración. También es recomendable valorar su capacidad de integración, la compatibilidad con otras plataformas, el seguimiento del progreso, los recordatorios de correo y el nivel de seguridad. Te animo a revisar la lista de los mejores software de gestión de tareas en 2024 según nuestra opinión, donde encontrarás opciones muy interesantes.
Ashley Hague es una escritora independiente con más de cinco años de experiencia. Está especializada en escribir sobre procesamiento de tarjetas de crédito, tecnología financiera, comercio electrónico y servicios de creación empresarial. Ayuda a las empresas de todo el mundo a abrir y mantener sus negocios con procedimientos útiles, guías y más. Cuando no está trabajando, se puede encontrar a Ashley trabajando en proyectos cinematográficos creativos o recorriendo rutas de senderismo.
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