6 mejores herramientas gestión de proyectos fáciles 2024

La gestión de proyectos ágil es un método estupendo, ya que, si se realiza correctamente, puede aumentar la calidad del producto final, la satisfacción de las partes interesadas y la experiencia de trabajo de todo el equipo.

Aun así, teniendo en cuenta que la planificación debe irse adaptando y que se producen muchos cambios durante el proyecto, es difícil estar al día de todo lo que ocurre mientras se mantiene a todo el equipo trabajando al máximo en cada fase. Por lo tanto, si no se cuenta con las herramientas adecuadas para organizar los sprints y recopilar las opiniones y los comentarios, las cosas pueden complicarse y la productividad puede reducirse.

Por eso, tras realizar pruebas exhaustivas, tanto mi equipo como yo hemos creado una lista con los mejores gestores de proyectos ágiles para mejorar el flujo de trabajo, desde Kanban hasta Scrum. Además, algunas herramientas, como monday.com, ofrecen planes gratuitos con los que puedes probar el servicio y el funcionamiento de sus funciones ágiles.

Te animo a leer el resto del artículo para descubrir por qué monday.com es ideal para tu equipo y qué otras opciones fiables hay en el mercado para obtener grandes recursos con los marcos de trabajo ágiles.

1. monday.com: La mejor herramienta para la gestión ágil de proyectos1

Monday.com es una herramienta de project management asequible y diseñada para albergar marcos de trabajo ágiles como Scrum y Kanban. A pesar de que esta herramienta es totalmente personalizable para adaptarse a cualquier equipo, independientemente del método de trabajo que se utilice, destaca sobre todo al aplicar la metodología ágil. Esto se debe a que sus características permiten gestionar los proyectos con facilidad a través de múltiples iteraciones y cambios.

Por eso, da igual si dominas Scrum, si llevas tiempo formando parte de un equipo ágil o si utilizas una herramienta así por primera vez, ya que podrás ver el trabajo de manera sencilla en diferentes vistas, desde Kanban hasta Carga de trabajo o Línea de tiempo, entre otras.

Asimismo, resulta muy fácil empezar a usar la herramienta gracias a su demostración en línea, donde se explica cómo funciona todo. En cualquier caso, también puedes crear una cuenta y utilizar el servicio de inmediato, ya que la interfaz es muy intuitiva y está disponible en español, tanto para dispositivos de escritorio como para móviles.

De igual forma, puedes organizar asuntos o elementos en proyectos o tablones diferentes y ordenarlos por orden de prioridad o estado. También puedes usar dicha organización para enviar informes y hacer un seguimiento de los errores o bugs, todo desde el mismo lugar. A su vez, puedes usar las etiquetas por colores para que tu equipo sepa qué errores deben tratarse con urgencia.

Por otro lado, existe la posibilidad de asignar asuntos o incidencias a los miembros del equipo, seguir su progreso y obtener informes en tiempo real de cada paso del proceso para comprobar las mejoras. De esta forma, monday.com facilita la planificación de cada fase para, por ejemplo, lanzar un producto en la fecha esperada, siempre teniendo en cuenta las opiniones de los usuarios.

Puesto que la colaboración con los clientes es fundamental, cabe destacar el chat de monday.com. Permite comunicarse con los clientes y los miembros del equipo de forma sencilla y desde un solo lugar mediante las numerosas integraciones con aplicaciones. Así, el equipo de desarrollo y el cliente pueden llevar a cabo la planificación de antemano y avanzar en conjunto.

Si quieres, puedes probar el plan gratuito de monday.com para ver si es lo que buscas. Cabe mencionar que acoge a dos usuarios. Una vez que quieras usar el programa de manera definitiva, puedes adquirir uno de sus planes por solo $27.00.

Lee nuestro análisis experto de monday.com para saber más.

2. Asana: Ofrece la colaboración más sencilla para equipos ágiles más pequeños1

Asana es una herramienta basada en la nube estupenda para gestionar proyectos ágiles, ya que tiene las funciones que tu equipo necesita para hacer seguimientos y preparar lanzamientos de cualquier tamaño. A su vez, se integra con Slack y Microsoft Teams para que puedas compartir con facilidad cualquier actualización en cualquier momento y sin tener que cambiar de programa.

Puedes utilizar la vista Calendario de Asana para visualizar la línea de tiempo del lanzamiento, compartir actualizaciones con tu equipo y aportar comentarios u opiniones en proyectos prototipo mediante la función de comentarios, o bien lanzar el producto final a su debido tiempo al asignar de antemano hitos u objetivos, como las revisiones del diseño y los sprints de desarrollo.

Mientras tanto, puedes seguir el progreso a diario mediante la función Flujos de trabajo actuales (Running Workflows), que te permite ver cuántas tareas faltan por completar por persona. De esta forma, todo el mundo está al día de las tareas pendientes.

A decir verdad, es una función estupenda porque permite seguir toda la actividad, desde la planificación de sprints hasta los comentarios y las fechas de vencimiento. Por otro lado, con las funciones de colaboración puedes recopilar opiniones y comentarios de los productos y los fallos o bugs con facilidad y mantener a todo el mundo al día de cada fase.

Las plantillas de lanzamiento de productos son muy útiles porque facilitan el lanzamiento y reducen la carga de trabajo. Por ejemplo, las plantillas ágiles del plan de desarrollo del producto son geniales para destacar los pasos necesarios que deben conocer los miembros del equipo.

Si necesitas ayuda para empezar a usar el servicio, te alegrará saber que Asana proporciona vídeos de aprendizaje gratuitos y asistencia por correo. También cuenta con una base de conocimiento donde puedes buscar artículos en español para resolver dudas y preguntas sobre las mejores prácticas posibles, los distintos flujos y mucho más.

Asimismo, cabe destacar que Asana es gratis para equipos de hasta 15 miembros. Así que, si tu equipo es pequeño, es la plataforma perfecta para empezar. Por último, su panel de escritorio se puede utilizar en español.

Lee nuestro análisis experto de Asana para obtener más información.

3. Smartsheet: Es la mejor herramienta para gestionar proyectos ágiles a gran escala1

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos empresariales eficaz y diseñada para administrar grandes flujos de información. Se puede utilizar para la metodología ágil y para Scrum, así como para proyectos híbridos y de cascada. Por eso, es ideal para proyectos grandes, independientemente del enfoque individual que prefiera cada miembro del equipo.

Smartsheet ofrece funciones para estandarizar elementos clave del proyecto, lo cual aumenta la velocidad, mejora la colaboración y garantiza la consistencia de todo el trabajo en equipo. Algunas de las funciones destacadas son la automatización de los flujos de trabajo, de los documentos y de las aprobaciones de varios equipos, aparte de otras tareas rutinarias.

La gestión dinámica de los porfolios permite ver el estado de todos los proyectos en una sola página junto al progreso actual sin tener que navegar por varios paneles o informes. Así, aumenta la visibilidad con los resúmenes que muestran el progreso de todos los proyectos.

Smartsheet también ayuda a aumentar la confianza de las partes interesadas al proporcionar información actualizada a lo largo del ciclo de vida del programa, desde los primeros pasos hasta la gestión del lanzamiento y las reuniones de revisión una vez lanzado. Además, los informes disponibles son muy detallados e incluyen métricas en tiempo real.

También puedes integrar otras aplicaciones que suelen utilizar los equipos, como Slack o Jira, para garantizar que la colaboración entre tu equipo y los clientes sea óptima.

La interfaz de SmartSheet se puede utilizar en español, tanto en la aplicación de escritorio como en el panel y en los dispositivos móviles.

Además, puedes probar Smartsheet cuando quieras gracias a su prueba gratuita de 30 días.

Lee nuestro análisis experto de Smartsheet para saber más.

4. Teamwork: La mejor herramienta para la gestión de proyectos ágiles si eres principiante1

Teamwork es una de las mejores herramientas de project management para los usuarios principiantes, así como una opción estupenda para los equipos que quieran aplicar la metodología ágil. Teamwork tiene una interfaz intuitiva (disponible en español en la versión de escritorio) con multitud de funciones útiles, como los campos personalizados, los flujos de trabajo y las herramientas analíticas, que facilitan la gestión de los proyectos.

Por ejemplo, el tablero Kanban es muy fácil de usar y permite seguir el flujo de trabajo de manera visual. Asimismo, puedes personalizar cada columna del tablero para adaptarlas a tus proyectos o procesos individuales. Algunos ejemplos serían: To Do (Pendiente), In Progress (En progreso) o Testing (Prueba). Por otro lado, las plantillas predefinidas son ideales para que los principiantes se acostumbren a los flujos.

A su vez, en Teamwork se muestran las tareas en un solo lugar para supervisar su estado con facilidad. Por si fuera poco, esta herramienta te puede ayudar en todas las tareas críticas, sus dependencias y la diferencia temporal entre la planificación inicial y el progreso real.

Las secciones Tasks (Tareas) y Subtasks (Subtareas) proporcionan a cada proyecto su propia carpeta para evitar confusiones y organizarlo todo correctamente. También puedes almacenar datos y notas importantes de los proyectos en los cuadernos o notebooks para analizarlos más adelante. De igual forma, puedes adjuntar archivos a las tareas, los mensajes o los comentarios para que todo el mundo esté al día.

Puedes usar Triggers (Disparadores o Desencadenadores) para automatizar el flujo de trabajo y ahorrar tiempo, ya sea al reasignar tareas, cambiar las fechas de vencimiento o enviar notificaciones.

Quizá Teamwork no sea la herramienta más completa del mercado, pero su automatización es bastante avanzada. En cualquier caso, se puede usar la herramienta gratis con un máximo de 5 usuarios. Así pues, puedes probarla y ver si es lo que necesitas. Puesto que aprender a manejarla no es difícil, creo que merece la pena probarla.

Lee nuestro análisis experto de Teamwork para obtener más información.

5. Zoho Projects: Ofrece un enfoque sencillo para la gestión de proyectos ágiles1

Zoho Projects es otra gran herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que puedes usar con tu equipo y su metodología ágil. A decir verdad, no importa si trabajas con proceso sencillos o con flujos de trabajo más complejos, ya que Zoho Projects tiene una interfaz intuitiva que puede utilizarse en español, tanto en los dispositivo de escritorio como en los móviles, y permite ver y crear las automatizaciones con facilidad.

En mi opinión, puede que los equipos necesiten un tiempo para adaptarse a Zoho Projects si no han trabajado nunca con el ecosistema de Zoho. Además, si lo integras con Zoho Sprints (una herramienta de Scrum especializada), podría aumentar la efectividad de tu equipo.

Así pues, te recomiendo integrar Zoho Sprints con Zoho Projects para tener un enfoque ágil completo, aunque no es obligatorio. De hecho, Zoho Projects tiene funciones integradas suficientes para gestionar los proyectos de forma básica.

Asimismo, Zoho Projects ayuda a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo mediante las notificaciones en tiempo real. Los comentarios sociales (social feed) notifican a los miembros del equipo los eventos importantes, como los cambios en el código o las discusiones sobre incidencias o cuestiones iniciadas por los usuarios o los clientes.

Otras funciones destacadas son el seguimiento de las tareas y las incidencias, el seguimiento del tiempo, los gráficos de Gantt y los hitos u objetivos.

Si quieres, puedes probar Zoho Projects gratis con su plan gratuito hasta para tres usuarios.

Lee nuestro análisis experto de Zoho Projects para saber más.

6. TeamGantt: Dispone de gráficos de Gantt elegantes para los proyectos ágiles1

TeamGantt tiene los mejores gráficos de Gantt que puedas encontrar en cualquier herramienta de gestión de proyectos ágiles. Las ventajas de usar un gráfico de Gantt para un proyecto ágil es poder seguir con facilidad el trabajo realizado por distintos equipos, administrar la carga de trabajo de cada miembro del equipo e informar a las partes interesadas del progreso del proyecto. Todo ello desde un solo lugar.

Como es lógico, no tienes por qué usar solo los gráficos de Gantt para tus proyectos. También hay otras vistas de proyecto como Calendario, Lista de tareas y Tablero Kanban. A su vez, puedes crear elementos de tareas por cada función y moverlos por los sprints de manera sencilla y sin tener que usar varias herramientas al mismo tiempo. Esto es muy útil si tienes muchas dependencias entre las tareas.

En definitiva, TeamGantt cuenta con un panel fácil de usar y una interfaz que permite arrastrar y colocar elementos, por lo que es muy sencillo gestionar las tareas y los recursos. Asimismo, dispone de una aplicación móvil para que accedas a la programación de los proyectos estés donde estés.

De hecho, puedes compartir la programación con las partes interesadas o los clientes mediante actualizaciones directas. De esta forma, se evitan los posibles malentendidos en cuanto a las entregas basadas en la planificación y las predicciones iniciales.

Si quieres hacerte una idea de lo que ofrece este servicio, puedes probar el plan gratuito de TeamGantt, que permite un usuario, dos colaboradores y 60 tareas.

Lee nuestro análisis experto de TeamGantt para obtener más información.

Conclusión: Estas herramientas de gestión de proyectos ágiles mejorarán los resultados de tu equipo

Independientemente de la herramienta de project management que elijas, podrás administrar el flujo de trabajo de tu equipo de manera ágil y mantendrás a todos los miembros al día de cualquier cambio e iteración.

Ya sean los miembros del equipo, los clientes o los propios gestores, todos los involucrados en el proceso pueden colaborar con una herramienta de gestión de proyectos para garantizar que el lanzamiento del producto sea el esperado y que se hayan tenido en cuenta las opiniones de los usuarios.

Si buscas una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar y eficaz, te recomiendo elegir monday.com, ya que se integra con multitud de aplicaciones y es asequible.

Si priorizas que la colaboración sea perfecta, entonces Asana puede ser la elección ideal para tu equipo. Deberías considerar Asana aún más si tu equipo es pequeño, ya que ofrece multitud de opciones para mantener a todos los miembros involucrados en el proyecto. Además, tiene varias plantillas ágiles listas para usar con las que reducirás la carga de trabajo.

Si trabajas con proyectos a gran escala, opta por Smartsheet. Es un programa eficaz y de calidad que te permite gestionar grandes cantidades de datos de manera sencilla.

Aquí tienes un resumen de las mejores herramientas de gestión de proyectos ágiles:

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos ágiles?

La mejor herramienta para la gestión de proyectos ágiles es monday.com. Puedes usarla para hacer un seguimiento de tu equipo durante todas las iteraciones del proyecto, así como para recopilar fallos o bugs y lanzar productos. Además de utilizarse con facilidad, se integra con numerosas aplicaciones que puedes añadir para tenerlo todo en un solo lugar.

¿Asana es una buena herramienta de gestión de proyectos ágiles?

Sí, Asana es una excelente herramienta de project management. La recomiendo sobre todo para equipos pequeños, ya que su plan gratuito permite hasta 15 miembros. Asimismo, tiene plantillas especiales dedicada a los productos ágiles que puedes usar desde el primer momento.

¿Monday.com es una buena herramienta para Scrum?

Sí, puedes usar monday.com para un enfoque Scrum sin problemas. De hecho, puedes visualizar el trabajo pendiente de los sprints para saber qué se debe actualizar y cuándo.

¿Qué herramienta de gestión de proyectos ágiles es gratis?

La mayoría de las herramientas para la gestión de proyectos ágiles tienen planes gratuitos, incluidas monday.com y Asana. Otras, como Smartsheet, ofrecen una prueba gratuita para que puedas usar el programa durante 30 días y ver si se ajusta a las necesidades de tu equipo.