El mejor software BPM: herramientas probadas en 2024

Existen muchas opciones de software de gestión de procesos empresariales (BPM) que afirman poder mejorar tus métodos, pero solo unas pocas tienen lo necesario para aumentar realmente la productividad. El desafío es encontrar una solución integral que sea potente y tenga todas las funciones necesarias sin ser demasiado complicada ni costosa.

Algunas tienen curvas de aprendizaje pronunciadas, mientras que otras sufren integraciones con errores o carecen de herramientas esenciales para gestionar proyectos, optimizar flujos de trabajo y fomentar la colaboración. Además, no todas ofrecen un plan o una prueba gratuitos, lo que puede hacer que te preguntes si vale la pena la inversión.

Para ayudarte a elegir la herramienta adecuada para tu negocio, he probado el software BPM más popular en cuanto a características, facilidad de uso, calidad de integración y precio.

Si bien todas mis principales recomendaciones de plataformas BPM tienen lo que necesitas para mejorar los procesos de trabajo, he descubierto que monday.com ofrece las funciones más impresionantes para una variedad de empresas. Es una solución versátil todo en uno de BPM, gestión de proyectos y automatización de procesos comerciales (BPA), intuitiva y fácil de usar, algo que pocos competidores pueden igualar.

monday.com es mi mejor opción, pero quizás quieras echar un vistazo a las demás selecciones principales para saber si alguna podría adaptarse mejor a tus necesidades específicas.

Lo que buscamos en el mejor software de gestión de procesos de negocio (BPM)

Mientras evaluaba el software BPM para esta lista, me concentré en las características que maximizarían la productividad y la eficiencia para diferentes industrias, tamaños y presupuestos comerciales.

• Herramientas de diseño y visualización de procesos. Estas plataformas BPM ofrecen herramientas intuitivas para modelar tus procesos de negocio, así como sólidas capacidades de supervisión, análisis y generación de informes. Esto puede ayudarte a identificar cuellos de botella y mejorar el rendimiento.
• Funciones automatizadas y potenciadas por IA. Solo he incluido software con soporte de IA y automatizaciones integradas para ayudarte a mejorar la eficiencia de los procesos. Estas herramientas de IA incluso se encargarán de tareas complejas, lo que te permitirá disponer de más tiempo para centrarte en iniciativas estratégicas.
• Facilidad de uso. Cuando el software para BPM es fácil de usar, como mis recomendaciones, tú y tu equipo lograréis beneficios de mayor productividad y un tiempo de inactividad mínimo.
• Precios gratuitos o asequibles. Sin embargo, los beneficios de productividad no deberían tener un coste exorbitante. Busqué un BPM software que equilibre la funcionalidad con la asequibilidad, asegurando un buen retorno de la inversión. La mayoría de estas plataformas incluso ofrecen planes gratuitos para siempre, adecuados para empresas emergentes y pequeñas empresas.
• Fuertes funciones de seguridad. Las soluciones BPM que he elegido ofrecen cifrado, controles de acceso basados en roles y funciones de cumplimiento que mantendrán segura tu información confidencial y reducirán el riesgo de fugas de datos.

1. monday.com: el software de gestión de procesos empresariales más versátil1

monday.com es la mejor opción si deseas una suite BPM completa. Su potente software te ayuda a eliminar la redundancia, mejorar la eficiencia y alcanzar los objetivos de la organización. A pesar de estas impresionantes características, monday.com es intuitivo y fácil de usar.

Ningún otro software que he probado ofrece tantas formas de visualizar y supervisar procesos, flujos de trabajo y recursos, lo que te permite trabajar con el sistema que prefieras. Hay 16 opciones, incluidas las populares vistas de Gantt, Kanban, Línea de tiempo y Carga de trabajo, así como la vista de Velocidad para sprints. Las hojas de ruta son ideales para modelar el alcance del trabajo1, los objetivos, los hitos y los riesgos.

Los informes personalizables de monday.com aprovechan los datos de tus tableros, paneles de control e integraciones para brindar información valiosa sobre el rendimiento. Esto puede ayudarte a analizar y rediseñar los procedimientos para obtener resultados óptimos. Es otra razón por la que recomiendo monday.com a cualquier empresa que desee mejorar la eficiencia operativa. Si bien existe un plan gratuito, querrás probar todas las ofertas de monday.com con la prueba gratuita de 14 días.

Funciones

• Supervisión de procesos en tiempo real. monday.com te ofrece herramientas para el seguimiento en tiempo real de los procesos de negocios. Esto te permite controlar el progreso, identificar obstáculos e ineficiencias y hacer ajustes rápidos para optimizar el rendimiento.
• Plantillas de procesos. Las plantillas bien estructuradas te ayudan a estandarizar los procesos en todos los departamentos al proporcionar listas de verificación, flujos de trabajo y pautas para la documentación de procesos. Puedes adaptar todas las plantillas a las necesidades específicas de tu organización.
• Herramientas de automatización avanzadas. Puedes automatizar flujos de trabajo complejos para garantizar que las tareas fluyan sin problemas en todos los departamentos. Incluso puedes realizar un seguimiento de la frecuencia y los tipos de automatizaciones que utilizan tus equipos para comprender dónde se han optimizado los procesos.
• Herramientas de gestión financiera. El sistema BPM integral de monday.com incluye herramientas de seguimiento de tiempo, presupuestos, seguimiento de gastos y previsión. También se integra con software financiero como QuickBooks y Stripe para la gestión de facturas y pagos, y admite informes financieros detallados y seguimiento de KPI.

Lee nuestra revisión detallada de monday.com para obtener más detalles.

2. ClickUp: software BPM escalable para pequeñas y medianas empresas1

ClickUp es una herramienta BPM muy flexible que se adapta a diferentes industrias. Una característica destacada son sus espacios de trabajo personalizables que te permiten diseñar, modelar y ejecutar procesos comerciales. Los informes completos también brindan información basada en datos sobre las tasas de finalización del flujo de trabajo, su eficiencia y el tiempo empleado.

Las plantillas de ClickUp son especialmente útiles para planificar y ejecutar sistemas BPM. Puedes trazar tus estrategias de proceso y brindar a tu equipo una comprensión clara y compartida de la estructura general. Simplifica lo que de otro modo sería difícil y llevaría mucho tiempo explicar utilizando solo texto.

ClickUp Brain, optimizado por IA, mejora aún más la productividad1 al ofrecer sugerencias sobre cómo mejorar los flujos de trabajo y las funciones empresariales. Las impresionantes herramientas de inteligencia artificial combinadas con el generoso plan gratuito de ClickUp son la razón de que sea mi primera opción para las pequeñas empresas que buscan una plataforma de BPM que se adapte a sus necesidades a medida que crecen. Si necesitas más espacios, los planes de pago de ClickUp siguen siendo asequibles para las pymes.

Funciones

• Ayudas visuales y diagramas. Las plantillas para BPM incluyen diagramas, gráficos y mapas mentales para ilustrar el flujo de trabajo, lo que facilita que tus equipos comprendan y ejecuten procesos complejos.
• Software de mapeo de procesos. Las pizarras colaborativas te permiten conceptualizar procesos, planificar estrategias y generar ideas. Esto puede ayudar a identificar ineficiencias y redundancias para que puedas mejorar la productividad general y reducir costes.
• Herramientas de automatización. Puedes reducir la ineficiencia, ahorrar tiempo y mejorar la precisión con las automatizaciones fáciles de ClickUp. También pueden proporcionar actualizaciones de rendimiento en tiempo real.
• Plan gratuito con todas las funciones. El plan gratuito incluye funciones básicas y avanzadas que otras plataformas de software para BPM reservan para los usuarios de pago. Entre ellas se incluyen automatizaciones, integraciones, seguimiento del tiempo y documentación de procesos.

Nuestra revisión en profundidad de ClickUp cubre más funciones de productividad.

3. Smartsheet: la mejor opción para gestionar procesos empresariales1

Smartsheet adopta un enfoque de BPM que abarca toda la organización y te brinda herramientas para estandarizar procesos e integrar datos en todos los departamentos. Sus hojas de cálculo, informes y paneles dinámicos se actualizan automáticamente, por lo que puedes realizar un seguimiento de los KPI y el rendimiento del flujo de trabajo sin tener que preocuparte por las actualizaciones manuales y la recopilación de datos.

Su software de gestión de proyectos y cartera (PPM) ofrece una vista centralizada de cada proyecto. Puedes supervisar el progreso, asignar recursos y tomar decisiones basadas en datos para optimizar los flujos de trabajo. Al integrar PPM con otras herramientas BPM de Smartsheet, puedes garantizar que la ejecución de tus proyectos y las operaciones comerciales concuerden con procesos optimizados.

Recomendaría Smartsheet a empresas con procesos dinámicos o en evolución que requieren actualizaciones frecuentes, como ingeniería y atención médica. Es especialmente adecuado para grandes organizaciones que desean una suite de BPM que ofrezca colaboración cruzada1 y visibilidad en múltiples procesos. No tiene plan gratuito, pero una prueba gratuita de 30 días debería brindarte tiempo suficiente para decidir si Smartsheet se adapta a tus necesidades.

Funciones

• Análisis predictivo. Smartsheet utiliza datos históricos y tendencias de rendimiento para brindar información sobre riesgos potenciales y pronosticar resultados futuros. Esto puede ayudar a los gerentes de procesos a identificar problemas antes de que surjan y tomar decisiones proactivas para mantener los flujos de trabajo alineados con los objetivos comerciales.
• Generador de documentos con automatización. En función de tus flujos de trabajo, las herramientas de automatización utilizan datos de hojas de cálculo para crear documentos personalizados, como contratos, facturas, acuerdos de propuestas e informes. Esto garantiza que los documentos sean precisos y estén actualizados.
• Asistente de IA. Las herramientas de IA aceleran la gestión de procesos al generar fórmulas, analizar datos y crear gráficos con métricas útiles. Smartsheet AI también hará sugerencias para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.
• Seguridad avanzada. Las funciones de seguridad de nivel empresarial, que incluyen cifrado de datos y autenticación de múltiples factores, protegen la información confidencial y garantizan el cumplimiento de los estándares de la industria.

Lee nuestra reseña detallada de Smartsheet para conocer mejor los planes y precios.

4. HubSpot: diseño y supervisión de procesos comerciales de ventas y marketing 1

HubSpot es mi primera opción si buscas un CRM potente para gestionar los procesos de ventas y marketing, de modo que puedas identificar ineficiencias y adaptarte a las necesidades cambiantes de los clientes. Ofrece funciones útiles para la productividad, incluidas plantillas personalizables y herramientas para predecir y evaluar el progreso y el rendimiento.

Existen varias formas de crear informes accesibles y ricos en datos que proporcionen una única fuente de información para las operaciones interdepartamentales. Solo tienes que conectar los datos de CRM con los datos de marketing, ventas y servicios, o integrar datos de plataformas de terceros, como Google, Microsoft y muchas otras.

HubSpot también ofrece potentes herramientas de inteligencia artificial que pueden aumentar la productividad y ayudarte a hacer crecer tu negocio. Los agentes Breeze con tecnología de inteligencia artificial (en versión beta) planifican, automatizan y ejecutan flujos de trabajo para equipos de ventas, creación de contenido, redes sociales y atención al cliente, lo que mejora la eficiencia. Sin embargo, si aún no te has familiarizado con el ecosistema de HubSpot, es posible que te resulte un poco difícil navegar por él y el soporte en vivo solo está disponible para planes de pago.

Funciones

• Herramientas de previsión empresarial. HubSpot analiza datos históricos y crea modelos predictivos para pronosticar tendencias futuras y ayudarte a gestionar las operaciones de marketing y ventas de forma más eficaz.
• Gestión del flujo de ventas. Las visualizaciones del flujo de ventas te ofrecen una imagen clara de tus procesos de ventas. Esto te permite realizar un seguimiento del rendimiento de cada representante, identificar las mejoras necesarias, pronosticar los ingresos estimados y establecer prioridades.
• Automatizaciones de marketing. Puedes automatizar campañas de correo electrónico, publicaciones en redes sociales y mensajes SMS y de chatbot para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia. Esto es particularmente útil para gestionar campañas de difusión a gran escala.Más de 1500 integraciones verificadas. HubSpot se integra con una amplia variedad de herramientas y plataformas, incluidas opciones gratuitas como Brevo, Zoho y Square.

Obtén más información sobre HubSpot en nuestra revisión de expertos.

5. Jira: supervisión y optimización de procesos empresariales Agile1

Jira satisface las necesidades de las empresas Agile que buscan un sistema BPM adaptado a sus necesidades específicas. Su amplio conjunto de herramientas te permite planificar, desarrollar, supervisar y solucionar problemas en los flujos de trabajo. Las programaciones, los tableros Scrum y Kanban te ayudan a ver cada paso del ciclo de vida del producto, mientras que los gráficos de evolución y velocidad proporcionan información clara sobre el rendimiento para los sprints futuros.

Platform Experiences, una nueva herramienta de Jira, incluye funciones para conectar equipos y optimizar el rendimiento en todos los departamentos para lograr la máxima eficiencia. Te brinda la posibilidad de realizar un seguimiento del progreso de los objetivos de toda la organización, lo que permite que los distintos equipos se mantengan alineados y encaminados. Actualmente se encuentra en versión beta, pero puedes optar por obtener acceso anticipado a esta herramienta BPM gratuita.

Jira se integra con otros programas de Atlassian y con más de 3000 herramientas de terceros. Jira tiene una curva de aprendizaje y configurar todas sus funciones puede ser un desafío, pero puedes probar el software con una versión de prueba gratuita del plan Premium. Jira también tiene un plan gratuito permanente que incluye automatizaciones, múltiples vistas, paneles e informes para hasta 10 usuarios.

Funciones

• Hojas de ruta colaborativas. Las hojas de ruta de Jira te ayudan a visualizar objetivos, programaciones y entregas en varios proyectos, a adaptarte a prioridades cambiantes y a brindar un mejor valor a los clientes. Las hojas de ruta se integran con tus tableros y brindan actualizaciones en tiempo real, así como una descripción general personalizable del progreso del trabajo.
• Capacidades de IA. Atlassian Intelligence se encarga de tareas de IA como la creación de contenido, pero también proporciona información útil sobre problemas y dependencias, ejecuta consultas complejas y resume datos de gráficos. Busca y recopila datos de Jira, Atlassian y herramientas de terceros.
• Automatización del flujo de trabajo. Al mapear los procesos existentes, definir reglas de flujo de trabajo y usar automatizaciones para configurar desencadenadores y condiciones, puedes minimizar el esfuerzo manual, reducir los errores humanos y garantizar una ejecución estandarizada.
• Seguimiento y resolución de problemas. El sistema de seguimiento de problemas de Jira captura problemas, incidentes o solicitudes relacionados con los procesos, lo que permite a los equipos crear tipos de problemas personalizados, realizar un seguimiento de los estados y aplicar procedimientos de resolución estandarizados.

Nuestra revisión en profundidad de Jira contiene más información sobre las herramientas de colaboración.

6. Teamwork: la mejor opción para gestionar procesos empresariales relacionados con el cliente1

Teamwork es una plataforma fácil de usar que ofrece a las empresas centradas en el cliente las herramientas que necesitan para optimizar procesos, aumentar la eficiencia y reducir costes. Su función de mapeo de procesos proporciona una visualización consolidada del flujo de trabajo, lo que te ayuda a planificar y optimizar las tareas para satisfacer las necesidades del cliente. Es una función útil para las agencias que gestionan varias cuentas.

Al configurar flujos de trabajo, las plantillas prediseñadas de Teamwork pueden ahorrarte tiempo. Una característica interesante es la opción de guardar plantillas de flujo de trabajo personalizadas para replicar procesos en diferentes proyectos. A través de una vista de tablero, puedes administrar y realizar un seguimiento de las tareas entre proyectos para asegurarte de cumplir con los objetivos clave.

Una desventaja de Teamwork es su estructura de precios. Si bien ofrece muchas herramientas diferentes, los costes pueden aumentar, especialmente para las empresas más pequeñas que desean funciones avanzadas como el seguimiento del tiempo. Estas solo están incluidas en los planes de nivel superior.

Funciones

• Seguimiento de KPI. Puedes utilizar campos personalizados para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en un proceso, como una campaña de marketing, para garantizar que se cumplan los objetivos a tiempo.
• Informes de progreso. Estos informes te permiten realizar un seguimiento sencillo del progreso de las tareas, la distribución de la carga de trabajo, los hitos y las tasas de finalización de los proyectos para obtener información clara sobre la eficiencia de los procesos comerciales.
• Automatización de tareas recurrentes. Teamwork te permite crear tareas recurrentes de forma automática a intervalos establecidos (diarios, semanales o mensuales) para procesos en curso.
• Herramientas de colaboración. Las funciones de comunicación en tiempo real de Teamwork incluyen debates y uso compartido de archivos para facilitar la colaboración en equipo y mejorar los resultados.

Lee nuestra reseña detallada sobre Teamwork para saber más acerca de sus funciones.

Otras soluciones de BPM software destacadas

7. Zoho Projects1

Zoho Projects funciona bien para pequeñas y medianas empresas que ya utilizan software del ecosistema Zoho. Su integración fluida con Zoho Creator te permite crear aplicaciones personalizadas para administrar tus procesos comerciales, aunque deberás pagar por este software o actualizar al plan Zoho Projects Standard para usar esta herramienta. Además, la aplicación de escritorio está disponible en español, lo que facilita la navegación y la administración de tus proyectos.

La función de automatización Blueprints del software y las plantillas prediseñadas personalizables son una buena opción si valoras la flexibilidad. Sin embargo, Zoho Projects tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que sus competidores, lo que puede resultar complicado si eres nuevo en BPM. Aun así, sus capacidades de integración y su bajo precio lo convierten en una buena opción para equipos con presupuestos limitados que buscan un software de gestión eficaz.

8. Bonsai1

Bonsai es una herramienta BPM especialmente adecuada para autónomos y empresas emergentes. Combina datos de proyectos y clientes con gestión financiera en una única plataforma accesible. Hay plantillas predefinidas para propuestas, alcance de trabajo, acuerdos de confidencialidad y contratos para agilizar la planificación, lo que facilita la gestión de los procesos de trabajo basados en clientes.

En el lado negativo, Bonsai puede parecer demasiado específico para equipos más grandes que necesitan una colaboración más avanzada y funciones de nivel empresarial, lo que limita su escalabilidad. A pesar de estas limitaciones, si eres un contratista independiente, un emprendedor individual o formas parte de un equipo pequeño que desea una herramienta de gestión unificada, Bonsai es una opción sólida.

9. Striven1

El software BPM integral basado en la nube de Striven integra múltiples funciones empresariales en un único sistema. Ofrece herramientas para gestionar funciones empresariales importantes, como contabilidad, recursos humanos y seguimiento de inventario. Striven puede ayudarte a automatizar procesos repetitivos, realizar un seguimiento del progreso y mejorar la eficiencia operativa general.

Después de probar sus características, recomendaría Striven para las PYMES que desean una solución integral sin la molestia de tener que armar un software independiente para cada departamento. Es importante tener en cuenta que Striven no es compatible con varios idiomas, lo que limita su facilidad de uso si gestionas equipos multilingües o tienes operaciones en regiones donde no se habla inglés.

10. TeamGantt1

Las plantillas prediseñadas para modelar procesos, flujos de trabajo y reglas de negocio hacen de TeamGantt una opción sólida si acabas de empezar con BPM. Sus diagramas de Gantt son útiles para conceptualizar y gestionar calendarios y programaciones, mientras que las capacidades de colaboración en tiempo real, IA y automatización ayudan a limitar las tareas manuales. También puedes generar informes para brindar información sobre la productividad.

Si buscas una solución de gestión de procesos sencilla y no te molestan las integraciones limitadas, TeamGantt ofrece un equilibrio entre facilidad y funcionalidad. Dicho esto, el plan gratuito es adecuado únicamente para uso personal y los planes de pago son caros. Te sugiero que consideres una solución BPM con más funciones como monday.com si deseas gestionar proyectos y procesos complejos.

El mejor software BPM que se adapta a las necesidades y objetivos de tu negocio

La decisión sobre cuál es la mejor solución BPM para tu empresa dependerá del tipo, tamaño y objetivos de la misma. Lo que es adecuado para una pequeña empresa de marketing puede no ser apropiado para una gran empresa multinacional que ofrece múltiples servicios.

Si necesitas una solución integral de automatización empresarial, gestión de proyectos y BPM, monday.com es mi recomendación principal1. Es una plataforma rica en funciones que se adapta a cualquier tipo de negocio y que, además, es muy fácil de usar.

Considera ClickUp si eres una PYME1 que busca un BPM software económico. Ofrece un plan gratuito generoso, amplias funciones y planes a precios asequibles que se adaptan a tu negocio a medida que crece.

Para las empresas grandes, Smartsheet es una buena opción1. Sus hojas de cálculo dinámicas, informes y herramientas de colaboración en tiempo real ayudan a garantizar una ejecución fluida del proyecto.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es el mejor software BPM?

Esto depende de tus necesidades y preferencias específicas. Para la mayoría de las empresas, el software de monday.com es el mejor. Sus herramientas de BPM, PM y BPA son altamente personalizables, intuitivas, fáciles de usar y ofrecen características impresionantes para diseñar, concebir, supervisar y optimizar los procesos de trabajo.

¿Existen buenas herramientas de BPM que sean gratuitas?

Sí, algunas de las mejores herramientas de BPM ofrecen planes gratuitos junto con planes de pago asequibles que brindan una gran relación calidad-precio. ClickUp es una buena solución BPM gratuita. Su plan gratuito para siempre incluye funciones como automatizaciones, plantillas, integraciones, informes y análisis, así como documentos colaborativos/pizarras para ayudar con la planificación, ejecución y optimización de procesos.

¿Cómo garantizan los sistemas BPM la seguridad y privacidad de tus datos?

Las soluciones BPM que he elegido ofrecen cifrado, controles de acceso basados en roles y funciones de cumplimiento para industrias reguladas, que mantendrán tu información segura y reducirán el riesgo. monday.com también tiene un “modo de pánico” que bloquea a los usuarios (incluidos los administradores) si detecta una violación de datos y Smartsheet ofrece modelado de amenazas para seguridad adicional.

¿Cómo eliges el mejor BPM software para tus necesidades específicas?

Elige un software para BPM en función del tamaño de tu empresa, la industria y la complejidad de tus procesos. Busca funciones esenciales como automatización del flujo de trabajo, ilustración de procesos, colaboración e integración con otras herramientas. La plataforma sin código de monday.com te permite configurarlas fácilmente, aunque no tengas habilidades técnicas. Las pruebas gratis o los planes gratuitos también te ayudan a probar antes de comprometerte con un plan de pago.

¿Necesito un software BPM y cómo puede beneficiar a mi empresa?

El software BPM te ayuda a diseñar, visualizar, analizar, automatizar, supervisar y mejorar tus flujos de trabajo y procesos. Aumenta la eficiencia y la rentabilidad al reducir las tareas manuales, eliminar los cuellos de botella y garantizar que todos los miembros del equipo sigan procesos optimizados. Nuestro resumen de los 10 mejores software de gestión de proyectos de 2024 ofrece herramientas BPM integrales.