Die 10 besten Projekt Management Tools: Verglichen in 2025

Monday.com bietet die perfekte Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Es bietet 14 verschiedene Optionen, um Deine Arbeit zu betrachten (ohne Apps von Dritten und spezifischen Ansichten) und über 200 hochwertige Vorlagen. Außerdem gibt es Zeiterfassung bei Automation und erweitertes Teilen von Dateien.

Projektmanagement-Tools wie dieses können überwältigend sein – vor allen Dingen, wenn sie viele Funktionen bieten. Monday.com vermeidet dieses Problem allerdings, weil es eine umfassende Ansammlung an Trainings-Ressourcen und eine benutzerfreundliche Oberfläche gibt, die die Navigation vereinfacht. Einfach gesagt: Alles ist da, wo Du es erwarten würdest.

Der einzig wirkliche Nachteil ist, dass sich monday.com dauernd verändert (fast jährlich) und deswegen musst Du laufen hinzulernen, was etwas Zusatzaufwand bedeutet. Auf der anderen Seite bedeutet das aber auch, dass Du Dich nicht mit veralteter Software plagen musst.

monday.com bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion1, damit Du alle Pro-Funktionen testen kannst, bevor Du Dich für ein kostenpflichtiges Paket entscheidest.

ClickUp ist eine flexible Projektmanagement-Plattform, die Du an Deine Bedürfnisse anpassen kannst, von benutzerdefinierten Ansichten bis hin zu Automatisierungen. Du kannst bei der Organisation Deiner Projekte und Aufgaben sehr genau vorgehen. Du kannst zudem mit Layouts und Farben experimentieren, um das Aussehen Deines Arbeitsbereichs zu verändern.

Dank Funktionen wie Whiteboards kann Dein Team zusammen Gedanken an einer Stelle austauschen und Ideen umsetzen1. Die in ClickUp integrierten Chat-, Dokumenten- und Zeiterfassungs-Werkzeuge wurden entwickelt, um Deine Arbeitsabläufe zu zentralisieren. Du findest sie alle in der kostenlosen Version.

Der Nachteil? Die schiere Anzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann überwältigend sein. Das gilt insbesondere wenn Du Dich gerade erst einarbeitest. Bist Du allerdings bereits, etwas Zeit und Mühe zu investieren, ist ClickUp eine der leistungsstärksten, vielseitigsten und günstigsten Projektmanagementlösungen auf dem Markt.

Ich habe Monate damit verbracht, alle mögliche Management-Software zu testen. Deswegen kann ich Dir sagen, dass Smartsheet eines der Tools mit den meisten Funktionen auf dem Markt ist. Ist es benutzerfreundlich? Nun, es dauert eine Weile, es zu lernen. Aber sobald Du damit umgehen kannst, wird es sehr benutzerfreundlich und lässt sich einfach navigieren.

Hast Du es mit vielen Informationen zu tun, bietet Smartsheet die Tools, damit Du alles organisieren kannst1. Du kannst Berichte aus Daten von allen möglichen Dokumenten, Zeitstempeln bei Video-Dateien, automatisch die Antworten aus einem Formular in eine Tabellenkalkulation und so weiter erstellen.

Die App hat etwas Buchhalter-Charme mit den grauen Schaltflächen und den kantigen Ecken. Eine integrierte Zeiterfassung und eine Chat-Funktion wären nett. Allerdings muss man zugeben, dass man Smartsheet auf jeden Fall in Betracht ziehen muss, wenn es um das Thema Projektmanagement geht.

Jira ist fast ein Synonym für Software- und IT-Projekte, und das aus gutem Grund. Es ist für agile Teams entwickelt, um ein Projekt zu erstellen und eine einzige vertrauenswürdige Quelle1 für die Dokumentation zu haben. Es ist vollgepackt mit Funktionen, die dieses Ziel unterstützen. Zusätzlich zu den üblichen Projektmanagement-Funktionen kannst Du Dein Code-Repository integrieren. Dann siehst Du, wofür die Mitglieder Deines Teams verantwortlich sind.

Außerdem kannst Du Deinen Arbeitsablauf verbessern, indem Du Dein Projekt in verschiedene Bereiche aufteilst. Das mag für Deine Produktivität zwar kontraproduktiv klingen, passt aber perfekt zur Agile-Methodik. Anstatt Dich etwa von eingehenden Fehlermeldungen ablenken zu lassen, kannst Du sie in einem separaten Projekt speichern und in einem späteren Sprint bearbeiten.

Jira hat auch für Teams unterschiedlicher Größe viel zu bieten. Dank des großzügigen kostenlosen Pakets eignet es sich hervorragend für kleine Teams und Einzelpersonen. Du bekommst zwar nicht die fortschrittlichsten Funktionen (etwa die volle Zugriffskontrolle für Benutzer), aber es gibt mehr als genug, um Dein Projekt umzusetzen. Für Teams mit mehr als zehn Personen bieten die kostenpflichtigen Angebote von Jira ein fantastisches Preis-Leistungs-Verhältnis. Bei mehr als 100 Nutzern erhältst Du sogar ermäßigte Pakete pro Nutzer.

Teamwork bietet nicht so viele Funktionen wie einige andere Tools auf der Liste. Aber das muss keine schlechte Sache sein. Hast Du wenig Erfahrung mit Projektmanagement-Werkzeugen, dann ist Teamwork ein toller Einstieg.

Es fehlen aber keine wichtigen Funktionen. In weniger als 20 Minuten hatte ich ein Projekt mit dem individuellen Dashboard1, Gantt-Ansicht und Zeiterfassung gestartet. Die Funktion mit der Verfolgung von Aufgaben sticht heraus. Damit werden Mitglieder auf dem aktuellen Stand gehalten, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist, auch wenn ihnen keine Aktionen zugewiesen wurden.

Ob Du Teamwork langfristig nutzen willst, oder nicht, ist es dennoch ein toller Ort, um mehr über Projektmanagement-Tools zu lernen. Wer weiß? Vielleicht gefällt es Dir ja und es gibt viele gute Eigenschaften.

Zoho Projects eignet sich hervorragend für Kommunikation in einem mittelgroßen Team. Du erreichst Dein Team via integrierter Chat-Funktion, Foren, Seiten und Kommentare bei bestimmten Aufgaben. Jede Option hat seinen speziellen Anwendungsfall.

Das Resultat ist eine Software, die reibungslose und offene Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern ermöglicht1. Das funktioniert auch, ohne dass man die Integration mit dem restlichen Ökosystem von Zoho in Betracht zieht, womit Projects zu einem universellem System für Deine komplette Anforderungen an die Produktivität wird.

Komische Platzierung von Funktionen und eine anspruchsvolle Lernkurve halten Zoho Projects davon ab, wirklich herausragend zu sein. Ist effiziente Kommunikation Deine oberste Priorität oder Du benutzt bereits einige der produktiven Apps von Zoho, dann solltest Du Dir Zoho Projects auf jeden Fall genauer ansehen.

Striven ist eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) mit Modulen für Projektmanagement, Finanzen, Inventar, CRM und Personalwesen. Obwohl es sich nur um eine Teilmenge der robusten Striven-Werkzeuge handelt, sind die Projektmanagement-Funktionen erstaunlich umfangreich. Du bekommst Aufgaben- und Zeiterfassung, Gantt-Diagramme, Projektvorlagen sowie verschiedene Optionen, mit Deinem Team zusammenzuarbeiten.

Die übersichtliche und intuitive Oberfläche von Striven erleichtert es Dir, Arbeit zuzuweisen, Stunden zu protokollieren oder Berichte zu erstellen. Damit kannst Du Deinen Fortschritt optimal überwachen. Außerdem findest Du dank des integrierten Dokumentenspeichers Dateien leicht und kannst sie entsprechend teilen.

Der umfassende Anwendungsbereich ist allerdings nicht günstig. Das gilt vor allem, wenn Du nur Projektmanagementfunktionen benötigst. Suchst Du allerdings nach einer All-in-One-Software, die alle Deine Business-Operationen strafft1, findest Du kaum etwas Besseres als Striven.

Wie Du vielleicht anhand des Namens schon erraten hast, sind Gantt-Diagramme die Stärke von TeamGantt. TeamGantt ist eine der einfachsten Apps, um Gantt-Diagramme zu erstellen. Jede Funktion ist Drag-and-drop und deswegen kann man einfach Abhängigkeiten, Unteraufgaben und Meilensteine hinzufügen.

Kombiniere das mit einem der 21 einsatzfähigen Vorlagen und einer wunderschönen Oberfläche, bekommst Du ein unglaublich benutzerfreundliches Tool, mit dem Du binnen weniger Minuten Gantt-Diagramme erstellen kannst1.

Größere Projekte benötigen allerdings fortschrittliche Funktionen, die TeamGantt einfach nicht bieten kann. Selbst für kleinere Projekte sind Team-Zusammenarbeit, Teilen von Dateien und Verfolgung von Ressourcen eingeschränkt.

Dennoch ist TeamGantt eine exzellente Wahl, wenn Du ein gut aussehendes Gantt-Diagramm benötigst, und zwar sofort.

Die meisten Projektmanagement-Tools sind darauf ausgelegt, die Produktivität von Teams zu unterstützen. Bonsai hebt sich davon ab, indem es sich ausschließlich auf Freiberufler und kleine Agenturen konzentriert. Insbesondere Freiberufler werden Bonsais vorgefertigte, anwaltlich geprüfte Vertragsvorlagen1 zu schätzen wissen. Das gilt auch für die Erstellung von Verträgen, die Dein nächstes Projekt zum Kinderspiel machen.

Alle Verträge werden im integrierten CRM-Tool gespeichert. Das bedeutet, dass Du Dich nicht mehr durch endlos viele Dateien wühlen musst, um Deine rechtlichen Dokumente zu finden. Außerdem erstellt Bonsai jedes Mal automatisch eine Rechnung, wenn Du ein neues Projekt erstellst. Du kannst sie dann mit einem einzigen Klick versenden. All das ist in einer benutzerfreundlichen, intuitiven Oberfläche verpackt. Das hat mich beim Testen dieser Software wirklich beeindruckt.

Leider sind die Projektmanagement-Werkzeuge von Bonsai im Vergleich zu vielen anderen Werkzeugen auf dieser Liste ziemlich begrenzt. Du wirst Probleme haben, mit Kollegen ausschließlich über dieses Werkzeug zusammenzuarbeiten. Bonsai eignet sich nicht für Unternehmens-Teams oder umfassende Projekte. Bist Du jedoch ein Freiberufler oder hast eine kleine Agentur, bewirken die Funktionen zur Workflow-Automatisierung von Bonsai Wunder, wenn Du Deinen Arbeitsablauf optimieren willst.

HubSpot ist ein CRM-Werkzeug (Customer Relationship Management) und kein Projekt-Tool und deswegen ist es am Ende meiner Liste. Du kannst Aufgaben erstellen, automatische Arbeitsabläufe erstellen und individuelle Dashboards erstellen. Allerdings liegt der Fokus der App nicht auf diesen Sachen.

Was ist das primäre Ziel von HubSpot? Nun, mit HubSpot kannst Du Verkäufe und Marketing-Prozesse verwalten. Mit HubSpot kannst Du die Kundenbeziehungen verbessern, die Finanzen überwachen und das Besucher-Engagement für Deine Website verbessern.

Die stehen nicht so viele Projektmanagement-Funktionen wie verschiedene Ansichten der Zeitachse oder Baseline-Erstellung zur Verfügung. Benötigst Du aber ein CRM-Werkzeug und ein darin integriertes Projektmanagement-Tool, dann könnte HubSpot das Beste aus beiden Welten liefern und das zum Preis einer einzigen App1.